Dažniausiai užduodami klausimai

Taip, fotografuoti dokumentus savo įranga valstybės archyvų skaityklose leidžiama nemokamai. Skaitytojai, pateikę atskirą prašymą, gali naudotis savo turimomis skaitmeninėmis kameromis ir kitomis techninėmis priemonėmis tik specialiai tam įrengtose darbo vietose pagal valstybės archyvo direktoriaus patvirtintą tvarką. Skaitytojų nufotografuotų dokumentų vaizdai negali būti naudojami komerciniais tikslais ar perduoti tretiesiems asmenims. Skaitmeninius vaizdus, skirtus platinti, publikuoti, naudoti parodų ekspozicijoms, skaitytojas turi užsakyti archyve, naudodamasis archyve teikiamomis dokumentų kopijavimo ir skenavimo paslaugomis. Skaitytojų padarytų skaitmeninių dokumentų vaizdų atspausdintos kopijos negali būti tvirtinamos tikrumo žyma.

Metrikų aktų knygos, kuriomis remiantis daromi genealoginiai tyrinėjimai, taip pat bajorystę patvirtinantys dokumentai, saugomi Lietuvos valstybės istorijos archyve.  

Jeigu Jums reikia konkrečių metrikų aktų, prašome kreiptis į šį archyvą, nurodant, kokie metrikų aktai yra reikalingi, ieškomų asmenų pavardes, vardus, tėvavardžius, metrikų aktų sudarymo datą ir vietą, registracijos vietą (bažnyčią, bendruomenę). Prašymo formos pateikiamos interneto svetainėje www.http://www.archyvai.lt. Atkreipiame Jūsų dėmesį į tai, kad ši paslauga yra mokama. Paslaugų kainoraštį taip pat galite rasti jau minėtoje interneto svetainėje.  

Genealoginės paieškos paslaugas teikia Lietuvos valstybės istorijos archyvas. Galima atlikti tyrimus archyvo skaitykloje, patiems skaitant dokumentus, taip pat informaciją apie genealoginių paieškų paslaugas teikia genealogijos ir heraldikos draugija, (Kauno g. 10-5, Vilnius) bei privatūs tyrinėtojai.

Valstybės archyvai tokių duomenų neturi. Kūdikio gimimo data, laikas ir kita informacija fiksuojami Naujagimių registracijos žurnale, kuris saugomas ligoninės gimdymo skyriuje 75 metus. Jei ligoninės gimdymo skyrius buvo likviduotas, Naujagimių registracijos žurnalas gali būti saugomas ligoninės archyve arba perduotas funkcijų perėmėjui.

Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba paaiškina, kad pagal galiojančio Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 12 straipsnio 1 dalies 2 punkto nuostatas, valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės, valstybės įgalioti asmenys, nevalstybinės organizacijos, privatūs juridiniai asmenys privalo išsaugoti savo veiklos dokumentus reikiamą laiką, kad būtų užtikrinti veiklos įrodymai, apsaugotos su ja susijusių fizinių ir juridinių asmenų teisės.

Įstaigų, teisės aktų nustatyta tvarka perduodančių dokumentus toliau saugoti valstybės archyvams, dokumentų ir archyvų valdymo ir naudojimo reikalavimų įgyvendinimo priežiūrą vykdo valstybės archyvai.

Įstaigų, neperduodančių dokumentų valstybės archyvams, dokumentų ir archyvų valdymo ir naudojimo reikalavimų įgyvendinimo priežiūrą vykdo įstaigos savininko teises ir pareigas įgyvendinančios institucijos ar jų įgaliotos įstaigos (Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118, punktas). Tokios įstaigos saugo trumpai (pvz., buhalterinės apskaitos) ir ilgai saugomus dokumentus (pvz., darbo sutartis, įsakymus personalo klausimais; nėščiųjų, gimdyvių ir naujagimių registravimo žurnalus ir pan.), o minėtų reikalavimų įgyvendinimo priežiūra vykdoma derinant įstaigų dokumentacijos planus, bylų apyrašus ir dokumentų naikinimo aktus.

Sveikatos apsaugos srityje susidarančių dokumentų saugojimo terminai yra nustatyti Lietuvos Respublikos sveikatos apsaugos ministro 1999 m. lapkričio 29 d. įsakymu Nr. 515 „Dėl Sveikatos priežiūros įstaigų veiklos apskaitos ir atskaitomybės tvarkos“ (su visais jo pakeitimais). Nėščiųjų, gimdyvių ir naujagimių registravimo žurnalų saugojimo terminas numatytas 75 metai (tai ilgai saugomi dokumentai) ir tokius dokumentus nustatytą laiką turi išsaugoti žurnalą sudariusi įstaigą, ją reorganizavus – funkcijų perėmėjas, o likvidavus – valstybės institucijos, įstaigos ar įmonės savininko teises ir pareigas įgyvendinanti institucija ar jos įgaliota įstaiga (Dokumentų ir archyvų įstatymo 16 straipsnis), o nevalstybinių organizacijų (įskaitant ir viešąsias įstaigas) ar privačių juridinių dokumentus – savivaldybės, kurios teritorijoje buvo registruotas juridinis asmuo, administracijos archyvas, kuriam perduodami likviduojamo juridinio asmens veiklos dokumentai, kurių saugojimo terminai nėra pasibaigę (Dokumentų ir archyvų įstatymo 17 straipsnis).

Dėl mirties faktą patvirtinančio dokumento išdavimo turėtumėte kreiptis į Lietuvos valstybės istorijos archyvą. Tačiau turėtumėte žinoti, kad privati informacija teikiama tik pareiškėjui pateikus asmens tapatybę patvirtinančius dokumentus.

Kai toks prašymas siunčiamas paštu, elektroniniu paštu arba faksu, prie jo turi būti pridėta pareiškėjo asmens tapatybę patvirtinančio dokumento kopija. Jeigu dėl tokios informacijos kreipiasi pareiškėjo atstovas, jis papildomai pateikia tapatybę ir atstovavimą liudijančius dokumentus. 

Dėl mirties faktą patvirtinančio dokumento išdavimo turėtumėte kreiptis į Lietuvos valstybės istorijos archyvą. Tačiau turėtumėte žinoti, kad privati informacija teikiama tik pareiškėjui pateikus asmens tapatybę patvirtinančius dokumentus.

Kai toks prašymas siunčiamas paštu, elektroniniu paštu arba faksu, prie jo turi būti pridėta pareiškėjo asmens tapatybę patvirtinančio dokumento kopija. Jeigu dėl tokios informacijos kreipiasi pareiškėjo atstovas, jis papildomai pateikia tapatybę ir atstovavimą liudijančius dokumentus. 

Valstybės archyvai nesaugo likviduotų įstaigų personalo dokumentų, patvirtinančių darbo stažą. Tačiau informacijos apie šių dokumentų saugojimo vietą galite teirautis paskambinę telefonu 8 613 89 188 arba pateikę užklausą el. paštu: [email protected].

Detalesnę informaciją galite rasti šios interneto svetainės skiltyje Paslaugos / Administracinės paslaugos / Informacijos teikimas apie valstybės archyvų, kitų institucijų, įstaigų, įmonių saugomus dokumentus arba Paslaugos / Administracinės paslaugos / Dokumentų, patvirtinančių darbo stažą ir (arba) darbo užmokestį, išdavimas. Pastaroji paslauga teikiama neatlygintinai tik tuo atveju, jei kreipiamasi dėl dokumentų, patvirtinančių darbo stažo trukmę ir (arba) darbo užmokestį valstybinės archyvų sistemos įstaigoje. Visų kitų įstaigų, kurių dokumentai yra saugomi valstybės archyvuose, duomenų apie darbo stažą išdavimas yra mokamas pagal patvirtintą kainoraštį.

Į rašytinius asmenų prašymus atsakoma per 20 darbo dienų nuo jų gavimo institucijoje.

SSRS gynybos ministerijai pavaldžių karinių padalinių dokumentai, tarp jų ir personalo bei darbo užmokesčio dokumentai, į Lietuvos valstybės archyvus saugoti nebuvo perduoti. Šie dokumentai saugomi Rusijos Federacijos gynybos ministerijos centriniame archyve (Kirovo g. 74, 142100 Podolskas, Maskvos sritis, Rusija) ir archyvo filialuose.

Lietuvos vyriausiojo archyvaro teisės aktai nereglamentuoja juridinių asmenų antspaudų naudojimo. Dokumentų rengimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Taisyklės), 17 punkte nustatyta, jog dokumentų autentiškumas ir (ar) vientisumas (atsižvelgiant į Taisyklių 21 ir 22 punktus) užtikrinamas vienu iš nurodytų būdų: parašu, elektroniniu parašu, elektroniniu spaudu ar kitomis dokumento turinio vientisumui užtikrinti naudojamomis technologijomis. Nei tarp dokumento autentiškumo ir vientisumo duomenų, nei tarp dokumento privalomųjų metaduomenų antspaudas Taisyklėse nėra nurodytas. Dokumentuose turi būti visi Taisyklių 6 punkte nurodyti pagrindiniai elementai: tekstas arba vaizdas ir (ar) garsas, metaduomenys, autentiškumo ir vientisumo patvirtinimo duomenys bei Taisyklių 10 punkte nurodyti metaduomenys: dokumento sudarytojo pavadinimas, dokumento pavadinimas, dokumento data, dokumento registracijos numeris bei gavėjas ir dokumento sudarytojo duomenys (jei dokumentas siunčiamas).

Antspaudų naudojimas yra reglamentuotas Lietuvos Respublikos civiliniame kodekse (1.73 straipsnio 3 dalis, 2.44 straipsnio 5 dalis, 2.140 straipsnio 1 dalis, 6.991 straipsnio 1 dalies 11 punktas). Civilinio kodekso 2.44 straipsnio 5 dalyje įtvirtinta nuostata, jog dokumentas privalo būti patvirtintas juridinio asmens antspaudu tik tais atvejais, kai pareiga turėti antspaudą nustatyta juridinio asmens steigimo dokumentuose arba įstatymuose. Civilinio kodekso 2.140 straipsnio 1 dalyje, 6.991 straipsnio 1 dalies 11 punkte numatytas juridinio asmens antspaudo naudojimas, tačiau tik tuo atveju, jei juridinis asmuo antspaudą privalo turėti. Civilinio kodekso 1.73 straipsnio 3 dalyje nurodyta, jog sutarties šalys susitarimu gali nustatyti papildomus rašytinės sandorio formos reikalavimus, tarp jų ir antspaudo naudojimą.

Antspaudų naudojimą numato ir kiti teisės aktai: Lietuvos Respublikos notariato įstatymas, Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2016 m. gruodžio 28 d. įsakymas Nr. 1R-334 „Dėl Civilinės būklės aktų registravimo taisyklių ir civilinės būklės aktų įrašų ir kitų dokumentų formų patvirtinimo“, Diplomų, diplomų priedėlių ir studijų pažymėjimų blankų privalomosios formos rengimo, gamybos, apskaitos, registracijos ir išdavimo tvarkos aprašas, patvirtintas Lietuvos Respublikos švietimo ir mokslo ministro gegužės 15 d. įsakymu Nr. V-362 „Dėl Diplomų, diplomų priedėlių ir studijų pažymėjimų blankų privalomosios formos rengimo, gamybos, apskaitos, registracijos ir išdavimo tvarkos aprašo patvirtinimo“, ir kt.

Kadangi Civilinis kodeksas ir kiti teisės aktai numato konkrečius atvejus, kai dokumentuose turi būti naudojamas antspaudas, laikytina, jog kitais atvejais, kai antspaudo naudojimas nėra reglamentuotas teisės aktų nuostatomis ar nėra numatytas teisės aktais patvirtintose dokumentų formose, sprendimą dėl antspaudo naudojimo priima juridinis asmuo.

Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 10 straipsnio 1 dalyje nustatyta, kad už valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės dokumentų valdymo organizavimą teisės norminių aktų nustatyta tvarka atsako tos institucijos, įstaigos ar įmonės vadovas ar kitas tos institucijos, įstaigos ar įmonės įgaliotas asmuo. Būtent įstaigos vadovas, atsižvelgdamas į Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, ir kituose teisės aktuose nustatytas dokumentų ir archyvų valdymo normas ir remdamasis Dokumentų ir archyvų įstatymo 10 straipsnio 2 dalimi, turi paskirti už veiklos dokumentų registravimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą ir naikinimą atsakingus asmenis ir nustatyti jų įgaliojimus. Pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro kompetenciją išleistuose teisės aktuose nėra nustatytos darbuotojų, kurie gali būti paskirti atsakingais už vieną ar keletą dokumentų valdymo srities funkcijų, kompetencijos ribos.

Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklėje (toliau – Rodyklė) nustatyti valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, valstybės įgaliotų asmenų (toliau – įstaigos) dokumentų ar jų grupių, kurie susidaro ar gali susidaryti vykdant vidaus administravimo ir kitas bendrąsias funkcijas, minimalūs saugojimo terminai, taip pat nurodyta, kurie dokumentus į valstybės archyvus perduodančių įstaigų dokumentai saugotini nuolat.

Rodyklėje nenurodytų dokumentų saugojimo terminai nustatomi vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalimi.

Rodyklės taikymo praktiniai aspektai

Kai Rodyklėje nurodyta, kad sprendimą dokumentus saugoti nuolat priima valstybės archyvas, valstybės archyvo sprendimas priimamas iš karto, derinant įstaigos dokumentacijos planą, arba tai galima padaryti vėliau – dokumentus tvarkant arba pasibaigus nustatytam jų saugojimo terminui (derinant bylų apyrašus ar dokumentų (bylų) naikinimo aktus).

Pagal įsigalėjusią teisės aktų normų taikymo praktiką, kai yra vieną veiklos sritį reglamentuojantys du norminiai teisės aktai, vadovaujamasi paskutiniuoju (vėlesniuoju) norminiu teisės aktu. Taigi tuo atveju, kai iki Rodyklės įsigaliojimo dokumentams buvo nustatytas ilgesnis saugojimo terminas ir dokumentų saugojimo procesas dar tęsiasi, taikomas vėliausiojeRodyklėje nustatytas saugojimo terminas. Dokumentų saugotojas, atsižvelgdamas į dokumentų saugotojo ir su juo susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus bei įstaigos vykdomas specialiąsias funkcijas, gali savo veiklos dokumentus nuspręsti saugoti ilgiau, nei nustatyta Rodyklėje. Tokiu atveju dokumentacijos plane nurodomas Rodyklės punktas (papunktis), kuriame nustatytas šių dokumentų minimalus (trumpesnis) saugojimo terminas.

Dokumentų saugotojas, teisės aktų nustatyta tvarka atlikęs dokumentų vertės ekspertizę, gali į ilgai saugomų bylų apyrašus įrašytiems dokumentams taikyti Rodyklėje nustatytą minimalų saugojimo terminą ir atrinkti juos naikinti arba, atsižvelgdamas į dokumentų saugotojo ir su juo susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus bei įstaigos vykdomas specialiąsias funkcijas, pasibaigus Rodyklėje nustatytam minimaliam saugojimo terminui, jį pratęsti.

Jei centrinio valstybinio administravimo subjekto patvirtintoje atitinkamos srities dokumentų saugojimo terminų rodyklėje konkretiems veiklos administravimo ar kitų bendrųjų funkcijų dokumentams nustatytas trumpesnis nei Rodyklėje saugojimo terminas, šiems dokumentams taikytinas Rodyklėje nustatytas ilgesnis saugojimo terminas. Jei atitinkamos srities dokumentų saugojimo terminų rodyklėje veiklos administravimo ar kitų bendrųjų funkcijų dokumentus nustatyta saugoti ilgiau, nei numatyta Rodyklėje, pagal Rodyklės 3 punkto nuostatas gali būti taikomas ilgesnis atitinkamos srities rodyklėje nustatytas saugojimo terminas, dokumentacijos plane nurodant atitinkamos srities rodyklės punktą (papunktį).

Atsižvelgdamas į dokumentuose užfiksuotos informacijos išliekamąją vertę įstaigos dokumentus priimantis valstybės archyvas gali nuspręsti priimti saugoti į įstaigos nuolat saugomų bylų apyrašus įrašytus konkrečius dokumentus, kuriuos iki Rodyklės įsigaliojimo buvo nustatyta saugoti nuolat, ar jų nepriimti (Rodyklės 4 punktas).

Įstaigos likvidavimo atveju dokumentams, kuriuos buvo nuspręsta saugoti ilgiau nei nustatyta Rodyklėje, taikytini Rodyklėje nustatyti minimalūs saugojimo terminai. Šis reikalavimas netaikomas dokumentams, kurie valstybės archyvo sprendimu saugotini nuolat.

Atkreiptinas dėmesys į tai, kad nebelikus prievolės darbo sutartis registruoti anksčiau galiojusiu Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimu patvirtintos formos žurnale, pagal Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 2 straipsnio 16 dalies ir 10 straipsnio 2 dalies 1 punkto nuostatas jos turi būti registruojamos pagal jų saugojimo terminą įstaigos vadovo nustatytame dokumentų registre (Rodyklės 8.6 papunktis).

Jei asmens bylos nebus sudaromos arba jos bus saugomos trumpesnį nei Rodyklėje darbo sutartims nustatytą terminą, sudaroma atskira darbo sutarčių byla.

Jei asmens bylų saugojimo terminas nepratęsiamas ir, pasibaigus Rodyklėje nustatytam minimaliam saugojimo terminui, jos atrenkamos naikinti, būtina patikrinti, ar asmens bylose nesaugomi Rodyklės 7.1.1 papunktyje nurodytų dokumentų originalai ir darbo sutartys. Jei taip, jie iš asmens bylų išimami ir iš jų sudaromos atskiros teisės aktų ir darbo sutarčių bylos, kurios įrašomos į ilgai saugomų bylų apyrašus. Jei įstaigoje Rodyklės 7.1.1 papunktyje nurodytų dokumentų originalai nėra išlikę, o asmens bylose saugomos šių dokumentų kopijos, sudaromos šių kopijų bylos, kurios įrašomos į ilgai saugomų bylų apyrašus.

Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2003 m. balandžio 24 d. nutarimas Nr. 503 „Dėl Darbo sutarčių registravimo taisyklių, Darbuotojo tapatybę patvirtinančio dokumento išdavimo, nešiojimo ir pateikimo kontroliuojančioms institucijoms tvarkos aprašo patvirtinimo“ su visais pakeitimais ir papildymais pripažintas netekusiu galios Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2014 m. liepos 16 d. nutarimu Nr. 679 „Dėl Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2003 m. balandžio 24 d. nutarimo Nr. 503 „Dėl Darbo sutarčių registravimo taisyklių, darbuotojo tapatybę patvirtinančio dokumento išdavimo, nešiojimo ir pateikimo kontroliuojančioms institucijoms tvarkos aprašo patvirtinimo“ pripažinimo netekusiu galios“. Kadangi šiuo metu nėra specialiųjų teisės normų, reglamentuojančių darbo sutarčių registravimą, taip pat nėra nustatyta darbo sutarčių registro forma, darbo sutartys registruojamos atsižvelgiant į bendruosius dokumentų apskaitos reikalavimus, kuriuos pagal Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 11 straipsnio 4 dalį nustato Lietuvos vyriausiasis archyvaras.

Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 2 straipsnio 16 dalyje nurodyta, jog oficialusis dokumentas – valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, valstybės įgalioto asmens sudarytas, patvirtintas ar gautas dokumentas, įtrauktas į apskaitą. Pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, 9 punktą, valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, valstybės įgaliotų asmenų (toliau – įstaigos) parengti ir gauti su jų veikla susiję dokumentai turi būti užregistruoti dokumentų registruose ar naudojamose informacinėse sistemose, suteikiant jiems registracijos numerį <...>.

Pagal Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 20 d. įsakymu Nr. V-152 „Dėl Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, nuostatas (1, 6 punktai), nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų (toliau – organizacijos ir įmonės) parengti ir gauti dokumentai, kurių rengimą nustato norminiai teisės aktai, registruojami dokumentų registruose pagal jų rūšį, sudarytoją, temą, saugojimo terminą ar kitą požymį ar požymių derinį, atsižvelgiant į organizacijos ar įmonės dokumentų apyvartą <...>. Darbo sutartys, jų priedai, pakeitimai, susitarimai dėl papildomų darbo sutarties sąlygų ir kt. laikytini dokumentais, kurių rengimą nustato norminis teisės aktas – Lietuvos Respublikos darbo kodeksas.

Darbo sutartis išsiskiria iš kitų dokumentų, kadangi ją sudaro ne tik pagrindinė (pirminė) darbo sutartis, bet ir jos pakeitimai, priedai, papildymai ir kt., kurie yra neatsiejama darbo sutarties dalis. Darbo sutarties pakeitimai ar papildymai įforminami rengiant papildomus dokumentus (priedus, papildymus, papildomus susitarimus) per visą darbo santykių laikotarpį. Siekiant šiuos dokumentus susieti su pirmine darbo sutartimi (oficialiu į apskaitą įtrauktu / užregistruotu dokumentu), jie turėtų būti registruojami tą

dieną, kai yra pasirašomi, kadangi šiuo metu galiojantys kiti teisės aktai nenustato kitaip (Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 10 punktas).

Kiti teisės aktai nenustato, jog darbo sutartys, jų priedai, pakeitimai, susitarimai dėl papildomų darbo sutarties sąlygų ir kt. gali būti registruojami tęstiniame dokumentų registre, todėl šie dokumentai turėtų būti registruojami kalendorinių metų registruose, kaip tai nustatyta Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 10 punkte bei Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklių 6 punkte.

Taigi atsižvelgiant į šiuo metu galiojančias dokumentų valdymą reglamentuojančių teisės aktų nuostatas, tiek įstaigų, tiek organizacijų ir įmonių sudaromos darbo sutartys, jų priedai, pakeitimai, susitarimai dėl papildomų darbo sutarties sąlygų ir kt. registruojami kalendorinių metų dokumentų registre (pvz., Darbo sutarčių registre). Pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 12 punktą, tokiame registre turi būti užfiksuojamas dokumento registracijos numeris ir kiti metaduomenys: dokumento data, dokumento pavadinimas (antraštė).

Dokumentų saugojimo terminai nustatomi:

1. Lietuvos vyriausiojo archyvaro tvirtinamose dokumentų saugojimo terminų rodyklėse, skirtose vidaus administravimo srities dokumentams (Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė);

2. Ministerijoms, kitoms institucijoms priskirtoje srityje susidarančių dokumentų saugojimo terminų rodyklėse, suderintose su Lietuvos vyriausiuoju archyvaru;

3. Institucijos ar įstaigos vadovo sprendimu, jei konkrečių dokumentų saugojimo terminas teisės aktais nėra nustatytas. Tokia nuostata grindžiama Dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalies nuostata, kad valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės, nevalstybinės organizacijos ir privatūs juridiniai asmenys veiklos dokumentų saugojimo terminus nustato vadovaudamiesi įstatymų ir kitų teisės norminių aktų reikalavimais. Jei šie reikalavimai nėra nustatyti, dokumentų saugojimo terminai nustatomi atsižvelgiant į valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų ir kitų susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus.

Taigi pagal Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalies nuostatas, valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės, nevalstybinės organizacijos ir privatūs juridiniai asmenys veiklos dokumentų saugojimo terminus nustato vadovaudamiesi įstatymų ir kitų teisės norminių aktų reikalavimais. Jei šie reikalavimai nėra nustatyti, dokumentų saugojimo terminai nustatomi atsižvelgiant į valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų ir kitų susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus. Pagal minėtojo įstatymo 13 straipsnio 3 dalies nuostatas, centriniai valstybinio administravimo subjektai rengia ir, suderinę su Lietuvos vyriausiuoju archyvaru, tvirtina šiems subjektams priskirtoje srityje susidarančių dokumentų saugojimo terminų rodykles.

Svarbu pažymėti, kad, pagal jau minėto Kodekso 29 straipsnio 5 dalį, važtaraštis galibūti spausdintas (surašytas) popieriuje ir (arba) elektroninės formos. Elektroniniu važtaraščiu laikomas važtaraštis, kuriame nurodyti nustatyti važtaraščio duomenys ir kuris išrašytas ir gautas elektroniniu būdu, taip pat kurio kilmės autentiškumas ir turinio vientisumas yra užtikrinti bent vienu iš Kodekso 29 straipsnio 5 dalyje nurodytų būdų:

1) naudojant saugų elektroninį parašą;

2) naudojantis Valstybinės mokesčių inspekcijos teikiamomis elektroninių važtaraščių išrašymo, perdavimo, gavimo paslaugomis;

3) bet kokiomis verslo kontrolės priemonėmis.

Krovinio siuntėjas, vežėjas ir gavėjas važtaraščius, kurie buvo pateikti elektroniniu būdu per Valstybinės mokesčių inspekcijos Išmaniosios mokesčių administravimo informacinės sistemos (i. MAS) Elektroninių važtaraščių posistemį, popierine forma (jų atsispausdinti) saugoti neprivalo. Duomenys i. MAS duomenų bazėse saugomi 11 kalendorinių metų.

Suinteresuotųjų institucijų nuomone (Lietuvos Respublikos finansų ministerijos, Lietuvos Respublikos susisiekimo ministerijos, Lietuvos transporto saugos administracijos ir Valstybinės mokesčių inspekcijos prie Lietuvos Respublikos finansų ministerijos), važtaraščius siuntėjas, vežėjas ir krovinio gavėjas turėtų saugoti 5 metus (pasibaigus krovinio vežimo sutarčiai). Atkreiptinas dėmesys į tai, kad tais atvejais, kai saugojimo terminas teisės aktais nėra nustatytas, taikant Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalį, juridinis asmuo dokumentų saugojimo terminą nustato atsižvelgdamas į valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų ir kitų susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus.

Lietuvos Respublikos kelių transporto kodekso, kuris reguliuoja keleivių, bagažo ir krovinių vežimo organizavimą bei vykdymą, krovinių vežimo valstybinį valdymą ir kontrolę, atsakomybę už turtinę žalą, tarp jų ir važtaraščių išdavimo bendruosius reikalavimus, 27 straipsnyje nustatyta, kad krovinio vežimo sutartyje vežėjas pagal priimtą užsakymą įsipareigoja priimti krovinį, pateikti transporto priemonę, pagal važtaraštį nuvežti jam patikėtą krovinį į paskirties punktą  ir išduoti jį gavėjui, o siuntėjas įsipareigoja pateikti krovinį ir už jo vežimą sumokėti sutartyje nustatytą užmokestį. Vadovaujantis Kodekso 29 straipsnio 1 dalimi, važtaraštis yra krovinio vežimo sutartį patvirtinantis dokumentas. Todėl važtaraščiai, kaip krovinio vežimo sutartį patvirtinantys dokumentai sietini su Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-100 „Dėl Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“, 5.24 papunktyje aptartais bendradarbiavimo dokumentais (sutartimis, susitarimais ir kita).

Vadovaujantis Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymo 21 straipsnio 3 dalimi, kai viešojo sektoriaus subjekto apskaita tvarkoma centralizuotai, atsakomybė už apskaitos organizavimą tenka Nacionalinio bendrųjų funkcijų centro (toliau – Centras) vadovui, o atsakomybė už apskaitos dokumentų ir apskaitos registrų išsaugojimą nustatoma rašytinėje sutartyje, sudarytoje tarp viešojo sektoriaus subjekto, kurio apskaita tvarkoma centralizuotai, ir Centro. Taigi, jei sutartyje numatyta, kad Centras užtikrina tam tikrų finansinių dokumentų (pvz.: įstaigos finansinių ataskaitų rinkinio, biudžeto vykdymo ataskaitų rinkinio, ataskaitų Valstybinei mokesčių inspekcijai ir pan.) parengimą, prie tokių dokumentų bylų dokumentacijos plano 6 skiltyje (nurodomas už bylos sudarymą atsakingo struktūrinio padalinio pavadinimas ar kodas) reikėtų nurodyti, jog už jų sudarymą atsakingas Centras

Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. rugpjūčio 29 d. įsakymu Nr. VE(1.3)-41 patvirtintas Elektroninių dokumentų specifikacijų reikalavimų aprašas nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų (toliau – įstaigos) elektroninių dokumentų specifikacijų rengimo bendruosius reikalavimus. Šis aprašas numato galimybę rengti elektroninių dokumentų, pasirašomų XAdES (patobulintieji XML elektroniniai parašai), PAdES (patobulintieji PDF elektroniniai parašai) ir kitų formatų (pvz.: CAdES (patobulintieji CMS elektroniniai parašai) elektroniniais parašais, specifikacijas.

Įstaigų parengtos elektroninio dokumento specifikacijos (toliau – specifikacijos) ar jų pakeitimai teikiami derinti Lietuvos vyriausiajam archyvarui ir tvirtinami įstaigų vadovų. Tačiau elektroninio dokumento specifikacijas savo sprendimu gali tvirtinti ir Lietuvos vyriausiasis archyvaras. Taigi įstaigos turi valdyti elektroninius dokumentus, atitinkančius Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintas ar su juo suderintas elektroninio dokumento specifikacijas.

Atsižvelgiant į tai, kad specifikacija yra dokumentas, kuriame aprašomos elektroninio dokumento formato techninės savybės, sudarymo ir tikrinimo reikalavimai, konkrečių specifikacijų taikymo aprėptis, elektroninių dokumentų rengimo ir (ar) priėmimo prievolė pagal konkrečias specifikacijas nuo šiol reglamentuojami atskiru Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. rugpjūčio 29 d. įsakymu Nr. VE(1.3)-43 „Dėl elektroninių dokumentų specifikacijų“.

Šiuo metu Lietuvoje galioja trys Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintos (ADOC-V1.0, PDF-LT-V1.0, MDOC-V1.0) ir viena su Lietuvos vyriausiuoju archyvaru suderinta specifikacija (EGAS-V1.0).

Rašytiniams dokumentams prilyginamų elektroninių dokumentų specifikacijos

Pagal ADOC-V1.0 ir PDF-LT-V1.0 specifikacijas rengiami rašytiniams dokumentams prilyginami elektroniniai dokumentai (raštai, įsakymai ar kiti dokumentai).

Įsigaliojus Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. rugpjūčio 29 d. įsakymams Nr. VE(1.3)-41, Nr. VE(1.3)-42, Nr. VE(1.3)-43), rašytiniams dokumentams prilyginami elektroniniai dokumentai iki 2017 m. sausio 1 d. turi būti rengiami taip, kad atitiktų ADOC-V1.0 specifikacijoje nustatytus reikalavimus (minėta data numatyta tikintis, kad iki šio laiko bus baigta rengti specifikacija ADOC-V2.0, todėl nuo 2017 m. sausio 1 d. įstaigos jau turės rengti ir priimti pastarąją specifikaciją atitinkančius dokumentus).

Nevalstybinės organizacijos ir privatūs juridiniai asmenys gali keistis tiek ADOC-V1.0, tiek PDF-LT-V1.0 specifikaciją atitinkančiais elektroniniais dokumentais, tačiau įstaigos iki 2017 m. sausio 1 d. turi prievolę priimti tik ADOC-V1.0 specifikaciją atitinkančius elektroninius dokumentus.

Iki 2015 metų vidurio numatoma pradėti teikti bendrą elektroninių dokumentų valdymo paslaugą, apimančią elektroninių dokumentų rengimą, tvarkymą ir saugojimą, skirtą nedidelę organizacinę struktūrą turinčioms valstybės ir savivaldybių institucijoms, įstaigoms ir įmonėms. Kartu numatoma sukurti ADOC-V1.0 ir PDF-LT-V1.0 formato elektroninių dokumentų formavimo ir tikrinimo funkcionalumo integravimui į kitas sistemas skirtas bibliotekas, taip sumažinant šiuo metu eksploatuojamų sistemų (tarp jų ir elektroninių dokumentų valdymo sistemų) pritaikymo darbui su specifikacijas atitinkančiais elektroniniais dokumentais kaštus. Pradėjus taikyti PDF-LT-V1.0 specifikaciją, įstaigoms prireiks atnaujinti turimas dokumentų valdymo sistemas, todėl numatytas pereinamasis laikotarpis – elektroninius dokumentus, atitinkančius specifikacijoje apibrėžtus A arba B lygmens dokumento reikalavimus, įstaigos privalės priimti tik nuo 2017 m. sausio 1 d.

Kompiuterio skaitomo elektroninio dokumento specifikacijos

Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. rugpjūčio 29 d. įsakymo Nr. VE(1.3)-43 „Dėl elektroninių dokumentų specifikacijų“ 4 punktu nustatoma, kad MDOC-V1.0 specifikacija taikoma įstaigų teisės norminių aktų nustatyta tvarka. Šiuo metu tokią specifikaciją atitinkantys elektroniniai dokumentai (per Valstybinės mokesčių inspekcijos Elektroninio deklaravimo informacinę sistemą teikiamos elektroninės deklaracijos) yra teikiami Valstybinei mokesčių inspekcijai prie Finansų ministerijos bei tikrinami šios įstaigos nustatyta tvarka (žr. Kompiuterio skaitomų elektroninių dokumentų kvalifikuoto elektroninio parašo taisyklės, patvirtintos Valstybinės mokesčių inspekcijos prie Lietuvos Respublikos finansų ministerijos viršininko 2010 m. rugsėjo 2 d. įsakymu Nr. VA-96).

Minėtojo įsakymo 5 punkte nustatyta, kad elektroninių dokumentų specifikacijos, suderintos su Lietuvos vyriausiuoju archyvaru, taikomos šias specifikacijas patvirtinusių įstaigų teisės norminių aktų nustatyta tvarka. Lietuvoje šiuo metu yra viena tokio pobūdžio specifikacija – tai Elektroninės gyventojų aptarnavimo sistemos elektroniniu parašu pasirašyto dokumento specifikacija EGAS v1.0. Ši specifikacija yra patvirtinta Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos direktoriaus 2009 m. gruodžio 30 d. įsakymu Nr. V-780. Specifikacijos paskirtis – apibrėžti reikalavimus, keliamus Elektroninėje gyventojų aptarnavimo sistemoje apdorojamiems elektroniniu parašu pasirašytiems dokumentams.

Elektroninių dokumentų valdymas

Elektroniniai dokumentai valdomi pagal Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėse nustatytus elektroninių dokumentų rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo ir elektroninių dokumentų valdymo sistemų bendruosius reikalavimus, o toliau saugoti valstybės archyvams perduodami pagal Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos dokumentų perdavimo valstybės archyvams taisyklėse nustatytus reikalavimus.

Naujųjų teisės aktų ir kitų elektroninių dokumentų valdymą reglamentuojančių teisės aktų ryšiai

Nuo 2020 m. sausio 1 d. įsigaliojus Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (toliau – Įstatymas) 12 straipsnio 3 dalies nuostatoms, valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės, valstybės įgalioti asmenys, nevalstybinės organizacijos, privatūs juridiniai asmenys (toliau – įstaigos, organizacijos ar įmonės) popierinius veiklos dokumentus, išskyrus nuolat saugomus dokumentus, gali išsaugoti elektronine forma, nesaugodami popierinio dokumento, jeigu yra užtikrinamas popierinio dokumento skaitmeninio vaizdo tikrumas. Popierinių dokumentų atrankos, skaitmeninimo, išsaugojimo elektronine forma ir popierinių dokumentų naikinimo reikalavimai nustatyti Popierinių dokumentų atrankos ir išsaugojimo elektronine forma tvarkos apraše, patvirtintame Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2019 m. gruodžio 18 d. įsakymu Nr. VE-73 „Dėl Popierinių dokumentų atrankos ir išsaugojimo elektronine forma tvarkos aprašo patvirtinimo“ (toliau – Tvarkos aprašas).

Atkreiptinas dėmesys į tai, kad elektronine forma išsaugoti trumpai ar ilgai saugomi dokumentai įstaigoje, organizacijoje ar įmonėje galėtų būti valdomi kaip veiklos dokumentai tik tuo atveju, jei jie būtų parengti pagal Tvarkos aprašo reikalavimus.

Įstaigos, organizacijos ar įmonės, norėdamos popierinius dokumentus išsaugoti elektronine forma, pirmiausia turi įvertinti popierinius dokumentus pagal Tvarkos aprašo 3 punkto kriterijus. Atlikus vertinimą, pagal Tvarkos aprašo 4 punkto reikalavimus parengiama elektronine forma išsaugotinų popierinių dokumentų atrankos išvada, o vadovo sprendimas įforminamas pagal Tvarkos aprašo 6 punkto nuostatas.

Atsižvelgiant į tai, ar įstaigoje elektronine forma numatoma išsaugoti atskirą popierinį dokumentą, ar popierinių dokumentų bylą, turi būti valdomi Tvarkos aprašo 11.1 ir 11.2 papunkčiuose nurodyti metaduomenys.

Tvarkos apraše numatyti du popierinių dokumentų išsaugojimo elektronine forma būdai:

1. Oficialiojo elektroninio dokumento pakuotėje, atitinkančioje Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos ADOC-V1.0, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2009 m. rugsėjo 7 d. įsakymu Nr. V-60 „Dėl Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos ADOC-V1.0 patvirtinimo“, reikalavimus. Šiuo atveju elektroninės formos dokumento vientisumas užtikrinamas dokumentą suskaitmeninusio ar kito atsakingo asmens kvalifikuotu elektroniniu kopijos tikrumo paskirties parašu.

2. Dokumentų valdymo ar kitoje informacinėje sistemoje, kurios priemonėmis valdomi ir bylos metaduomenys, nesudarant oficialiojo elektroninio dokumento pakuotės. Šiuo atveju elektroninės formos dokumento vientisumas užtikrinamas dokumentą suskaitmeninusio ar kito atsakingo asmens elektroniniu parašu (kaip jis suprantamas 2014 m. liepos 23 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamente (ES) Nr. 910/2014 dėl elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo užtikrinimo paslaugų vidaus rinkoje: elektroninis parašas, pažangusis elektroninis parašas, kvalifikuotas elektroninis parašas).

Svarbu žinoti, kad popierinių dokumentų originalai gali būti naikinami pagal Tvarkos aprašo 14–16 punktų nuostatas, tačiau ne anksčiau, kaip praėjus 6 mėnesių laikotarpiui po visų su jais susijusių procesų ir užduočių (veiksmų) užbaigimo.

Įsigaliojus Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118, naujai redakcijai, teikiame nuomonę dėl taisyklių 58 punkto taikymo (minėtame 58 punkte nustatyta, kad: „Perduodant skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintus dokumentus kitam saugotojui ir gavus patvirtinimą, kad dokumentų perdavimas įvyko sėkmingai, įstaigoje saugoti skaitmeninės kilmės ar suskaitmeninti dokumentai gali būti sunaikinami, jei įstaigos vadovas nenustato kitaip. Net jei įstaigos vadovas priima sprendimą kitam saugotojui perduotų dokumentų nenaikinti ir juos naudoti įstaigos vykdomoms funkcijoms atlikti, dokumentų saugotojo funkcijas ir prievoles toliau vykdo skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintus dokumentus toliau saugoti perėmusi įstaiga (valstybės archyvas ar kt.)“.

Dokumentų saugotojo funkcijas ir prievoles toliau vykdantis subjektas, t. y. skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintus dokumentus toliau saugoti perėmusi įstaiga (valstybės archyvas ar kt.), turi įgyvendinti Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 10 straipsnio 7 dalyje numatytus veiksmus (minėtoje dalyje nustatyta, kad: „7. Valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės, nevalstybinės organizacijos, privatūs juridiniai asmenys turimų dokumentų pagrindu privalo teisės aktų nustatyta tvarka išduoti juridinius faktus patvirtinančius dokumentus, susijusius su asmens teisių įgyvendinimu“), taip pat teikti dokumentus naudoti įgyvendinant kitus nurodytojo įstatymo reikalavimus. Dokumentų saugotojo funkcijas ir prievoles atliekanti įstaiga priima ir sprendimus dėl dokumentų atrankos naikinti, pasibaigus nustatytam dokumentų saugojimo terminui.

Įstaigos, perdavusios skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintus dokumentus kitam saugotojui (valstybės archyvui), turimus dokumentų egzempliorius naudoja tik įstaigos veiklos administravimo (dokumentų rengimo ar pan.) procesuose, išrašų ar nuorašų išorės subjektams neišduoda ir jų netvirtina, kaip ir neišduoda juridinį faktą patvirtinančių dokumentų.    

Įsigaliojus Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118, naujai redakcijai, teikiame nuomonę dėl taisyklių 4.4 papunkčio nuostatos „įstaigos vadovas nustato, kurie ilgai saugomi dokumentai (išskyrus valstybės archyvams perduodamus elektroninius dokumentus) turi būti sutvarkyti ir įrašyti į sutvarkytų dokumentų apskaitą“ taikymo:

1. Įstaigos vadovo sprendimas gali būti įformintas įsakymu veiklos klausimais arba oficialiu siunčiamuoju dokumentu – raštu (šiuo atveju raštą siūlytume priskirti įstaigoje valdomai veiklos dokumentų administravimo bylai). Apie priimtą sprendimą raštu turi būti informuotas valstybės archyvas arba steigėjo teises ir pareigas vykdanti įstaiga.

Valstybės archyvas arba steigėjo teises ir pareigas vykdanti įstaiga raštu apie vadovo sprendimą informuojama ir tuo atveju, jei įstaiga toliau visas ilgai saugomų bylų grupes įrašo į ilgai saugomų bylų apyrašus – tokiu atveju bylų apyrašų sąrašas iš naujo nėra derinamas.  

2. Šiuo metu galiojančios Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės nenustato termino, per kurį, įsigaliojus taisyklių naujai redakcijai, vadovas turi priimti sprendimą dėl ilgai saugomų dokumentų tvarkymo, tačiau minėtų taisyklių 67 punkte nustatyta, kad „sutvarkytos nuolat ar ilgai saugomos bylos į apyrašus įrašomos per dvejus metus nuo jų užbaigimo, jei teisės aktuose, suderintuose su Lietuvos vyriausiuoju archyvaru, nenustatyta kitaip“. Per 2020 m. į ilgai saugomų bylų apyrašus turi būti įrašytos 2018 m. (ir ankstesniais metais, jei dar nebuvo įrašytos) užbaigtos bylos. Taigi vadovo sprendimas turi būti priimtas iki įrašant į apyrašus 2018 m. užbaigtas bylas.

Įstaigos vadovo sprendimas gali būti priimamas tiek dėl ankstesniais metais užbaigtų bylų (pvz., užbaigtų 2018 ar 2019 m.), tiek dėl bylų, kurios bus užbaigtos ateityje (2020 m. ir vėliau). Taigi įstaigos vadovo sprendimas dėl ilgai saugomų dokumentų sutvarkymo ir įrašymo į sutvarkytų dokumentų apskaitą gali būti taikomas ir tiems dokumentams, kurie į atitinkamus apyrašus nebuvo įrašyti iki 2019-12-31 (pvz., jei įstaigos 2018 m. užbaigtos bylos saugomos ilgai, jos vadovo sprendimu gali būti neįrašomos į apyrašus).

3. Įstaigos vadovas gali priimti sprendimą tiek dėl visų, tiek dėl atskirų ilgai saugomų dokumentų grupių (pvz., tik personalo dokumentų) sutvarkymo ir įrašymo į sutvarkytų dokumentų apskaitą, t. y., į ilgai saugomų bylų apyrašus.

4. Teismai ilgai saugomas bylas tvarko ir į bylų apyrašus įrašo Lietuvos Respublikos teismų procesinių dokumentų tvarkymo ir apskaitos reikalavimų aprašo, patvirtinto Teisėjų tarybos 2015 m. gruodžio 18 d. nutarimu Nr. 13P-155-(7.1.2), nustatyta tvarka.

Kadangi valstybės įgaliotų asmenų dokumentų valdymo reikalavimai nustatomi Lietuvos Respublikos teisingumo ministro, suderinus su Lietuvos vyriausiuoju archyvaru, valstybės įgaliotų asmenų (antstolių ir notarų) veikloje sudaromi ilgai saugomi dokumentai tvarkomi ir įrašomi laikantis jų dokumentų tvarkymą reglamentuojančių teisės aktų nuostatų.

Kol nebus priimti teismų ir antstolių bei notarų veiklos dokumentų saugojimą reglamentuojančių teisės aktų pakeitimai, susiję su Dokumentų tvarkymo taisyklių 4.4 papunkčiu, įstaigos vadovo sprendimai dėl ilgai saugomų dokumentų neįrašymo į ilgai saugomų bylų apyrašus nėra galimi.

Dokumento savybės autentiškumas, patikimumas, vientisumas, tinkamumas naudoti aiškinamos Tarptautinės standartizacijos organizacijos standarte, perimtame Lietuvos standartu LST ISO 15489-1:2016 (LST ISO 15489-1:2016  Informacija ir dokumentavimas. Dokumentų valdymas. 1 dalis. Sąvokos ir principai (tapatus ISO 15489-1:2016).

Dokumentas laikomas autentišku, kai „galima įrodyti, kad jis tikrai yra tai, kas yra; kad jis parengtas ar išsiųstas asmens, tvirtinančio, kad jis parengė ar išsiuntė dokumentą; kad jis parengtas ar išsiųstas nurodytu (paliudijamu) laiku“. Dokumento autentiškumui užtikrinti „organizacijos turėtų įgyvendinti ir dokumentais įforminti dokumentų rengimo, gavimo, perdavimo, saugojimo ir sprendimų vykdymo kontrolės kryptis ir procedūras, užtikrinančias, kad dokumentų rengėjas yra nustatytas, kad jis turi reikiamus įgaliojimus, kad dokumentai yra apsaugoti nuo neleistino papildymo, ištrynimo, pakeitimo, naudojimo ir nuslėpimo.“

Patikimu laikomas dokumentas, „kurio turiniu galima pasitikėti kaip visiškai ir tiksliai atspindinčiu ir patvirtinančiu sandorius, veiklos sritis ar faktus ir nuo kurio gali priklausyti būsimi sandoriai ar veikla. Dokumentai turėtų būti parengti įforminamojo veiksmo ar įvykio metu arba nedelsiant po to, ir tai turėtų būti padaryta tiesiogiai su faktais susijusių asmenų arba įprastinėmis dokumentų sudarymo veikloje naudojamomis priemonėmis“.

Vientisu laikomas toks dokumentas, kurisyra užbaigtas ir nekeičiamas, t. y. sudarytas dokumentas turi būti apsaugotas nuo neteisėtų pakeitimų, nustatant, kokie papildymai ar pastabos po dokumento parengimo gali būti atlikti ir kas įgaliotas juos atlikti.

Tinkamu naudoti laikomas toks dokumentas, kurį galima nustatyti, surasti, pateikti ir suprasti visą jo gyvavimo ciklą ir kuris yra išsaugotas kartu su dokumentų tarpusavio ryšiais, paliudijančiais veiklos eigą.

Formuojant vienodą dokumentų valdymo praktiką valstybės ir savivaldybių institucijose, įstaigose ir įmonėse, siūlytinos tokios dokumento autentiškumo, patikimumo, vientisumo ir tinkamumo naudoti apibrėžtys:

Dokumento autentiškumas – dokumento savybė, pažyminti, kad jis yra tai, kas yra, ir leidžianti nustatyti dokumento sudarytoją bei dokumento sudarymo laiką.

Dokumento patikimumas – dokumento savybė, reiškianti jo sudarymo ir saugojimo procedūrų nepažeistumą, jame užfiksuotos informacijos tikrumą.

Dokumento vientisumas – dokumento savybė, rodanti sudaryto dokumento užbaigtumą ir nekeičiamumą.

Dokumento tinkamumas naudoti – dokumento savybė, leidžianti jį nustatyti, surasti, pateikti ir suprasti.

Visos išvardytosios dokumento savybės yra viena nuo kitos neatsiejamos.

Darbo sutarčių rengimą reglamentuoja Lietuvos Respublikos darbo kodeksas. Jame nurodyta, jog darbo sutartis turi būti rengiama dviem egzemplioriais – po vieną egzempliorių kiekvienai sutarties šaliai, tačiau nėra detalizuojama, ar darbo sutarties papildymai, pakeitimai ir papildomi susitarimai turi būti rengiami tuo pačiu formatu. Darbo sutartis, jų papildymus ar pakeitimus rengiant kaip elektroninius dokumentus, pasirašytus kvalifikuotu elektroniniu parašu, tiek darbdavys, tiek darbuotojas turi vieną autentišką elektroninio dokumento egzempliorių. Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (toliau – Įstatymas) 12 straipsnio 1 dalies 2 punkte įtvirtinta nuostata, jog valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės, valstybės įgalioti asmenys, nevalstybinės organizacijos, privatūs juridiniai asmenys privalo išsaugoti savo veiklos dokumentus reikiamą laiką, kad būtų užtikrinti veiklos įrodymai, apsaugotos su ja susijusių fizinių ir juridinių asmenų teisės. Įstatymas įpareigoja nustatytą laiką išsaugoti veiklos dokumentus, o ne jų kopijas. Dokumentai teisės aktais nustatytą laiką saugotini ta forma, kuria jie buvo sukurti ar gauti, išskyrus tuos atvejus, kai Įstatymo 12 straipsnio 3 dalyje nustatyta tvarka yra priimamas sprendimas veiklos dokumentus išsaugoti elektronine forma, nesaugant popierinio dokumento. Tačiau darbo sutartis laikytina dokumentu, kurio forma neturėtų būti keičiama, kadangi autentiški (originalūs) dokumentai ateityje gali būti reikšmingi darbuotojų socialiniams poreikiams užtikrinti. Taigi popierine forma sudarytos darbo sutarys turi būti šia forma ir išsaugomos, o elektronine forma sudarytos darbo sutartys, pakeitimai ar papildymai saugotini elektronine forma. Svarbu tai, kad autentiškos (originalios) darbo sutartys (taip pat ir sutarčių pakeitimai, papildymai) būtų tinkamai išsaugotos visą teisės aktais nustatytą laiką, nepriklausomai nuo to, kokia forma jos buvo sudarytos – kaip popierinis ar kaip elektroninis dokumentas. Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-100 „Dėl Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“, 7.3 papunktyje nustatyta, kad darbo sutarčių ir jų priedų (susitarimų dėl papildomų darbo sutarties sąlygų ir kita) saugojimo terminas yra 50 metų pasibaigus sutarčiai. Atkreiptinas dėmesys į tai, jog visą elektroninių dokumentų saugojimo įstaigoje laiką privaloma užtikrinti šių dokumentų vientisumą, turinio ir metaduomenų perskaitomumą ir elektroninių parašų galiojimo įrodymus, kaip tai yra nustatyta Dokumentų saugojimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. V-157 „Dėl Dokumentų saugojimo taisyklių patvirtinimo“.

Suinteresuotųjų institucijų (Lietuvos Respublikos susisiekimo ministerijos, Lietuvos Respublikos finansų ministerijos ir Valstybinės mokesčių inspekcijos prie Lietuvos Respublikos finansų ministerijos)nuomone, krovinio siuntėjas nustatytą laiką turi saugoti važtaraščio egzempliorių su siuntėjo ir vežėjo parašais.

Pagal Kodekso 30 straipsnio 1 dalies ir 31 straipsnio 4 dalies nuostatas, siuntėjas kartu su kroviniu vežėjui turi įteikti siuntėjo pasirašytą važtaraštį, o krovinys laikomas priimtu, kai vežėjas priima krovinį ir pasirašo važtaraštyje. Iš esmės tapačios nuostatos dėl važtaraščio naudojimo išdėstytos ir Tarptautinio krovinių vežimo keliais sutarties konvencijoje (CMR).

Lietuvos Respublikos kelių transporto kodekso (toliau – Kodeksas) 30 straipsnio 2 dalyje įtvirtinta nuostata, jog važtaraštis surašomas 3 egzemplioriais. Pirmasis egzempliorius (pasirašytas siuntėjo ir vežėjo) lieka siuntėjui, antrąjį egzempliorių kartu su kroviniu vežėjas išduoda gavėjui, o trečiasis egzempliorius lieka pas vežėją. Šalims susitarus, gali būti išrašoma ir daugiau važtaraščio egzempliorių.

Likviduojamų juridinių asmenų dokumentų perdavimo toliau saugoti ir tai patvirtinančių pažymų išdavimo tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 27 d. įsakymu Nr. V-156 „Dėl Likviduojamų juridinių asmenų dokumentų perdavimo toliau saugoti ir tai patvirtinančių pažymų išdavimo tvarkos aprašo patvirtinimo“ (toliau – Aprašas), 10 punkte įtvirtinta nuostata, jog Likviduojamo dėl bankroto juridinio asmens bankroto proceso metu sudaryti dokumentai yra juridinio asmens veiklos dokumentai ir perduodami toliau saugoti laikantis Apraše nustatytų dokumentų perdavimo procedūrų.

Savivaldybės administracijai neperduotinais dokumentais laikytini dokumentai, kurie sudaromi ir teismui teikiami naudojantis LITEKO ir nėra valdomi kaip juridinio asmens veiklos dokumentai ar teikiami vykdant įstatyminio reglamentavimo prievolę ir teismo yra užregistruojami kaip gauti oficialieji dokumentai (ar įtraukiami į apskaitą teismų naudojamų sistemų priemonėmis).

Teikiame pavyzdį: LITEKO priemonėmis sudaromas ir teismui teikiamas prašymas su pridedamais dokumentais – sąskaitų faktūrų, posėdžio protokolo kopijomis. Pateiktas prašymas kartu su pridedamais dokumentais laikytini procesiniais likviduojamo dėl bankroto juridinio asmens bankroto proceso metu sudarytais dokumentais ir yra Lietuvos teismų veiklos dokumentai. Prie prašymo pridėtų dokumentų kopijų originalai ar skaitmeninės kilmės dokumentai, kuriuos juridinis asmuo iki pateikimo teismui valdė kaip veiklos dokumentus (t. y., šie dokumentai buvo sudaryti, gauti ir atitinkamai įtraukti į juridinio asmens apskaitą), laikytini juridinio asmens bankroto dokumentais ir turi būti perduoti savivaldybės administracijai.

Aprašo 23 punkte nustatytas likvidavimo proceso metu sudarytų likviduojamo juridinio asmens dokumentų saugojimo terminas juos perėmusioje įstaigoje – 10 metų (po procedūrų užbaigimo).

Vadovaujantis Personalo administravimo funkcijų centralizuoto atlikimo tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2018 m. gegužės 30 d. nutarimu Nr. 507 „Dėl Personalo administravimo funkcijų centralizuoto atlikimo tvarkos aprašo patvirtinimo“, nuostatomis, Nacionalinis bendrųjų funkcijų centras (toliau – Centras) teisės aktų nustatyta tvarka sudaro, tvarko įstaigų personalo asmens bylas ir kitas bylas personalo klausimais. Tačiau, atsižvelgiant į tai, kad personalo valdymo praktika, pradėjus veikti minėtam Centrui, tik formuojasi ir įstaigose atsiranda poreikis asmens bylas papildyti, tokias bylas reikalinga nurodyti dokumentacijos plane net ir tuo atveju, kai įstaiga asmens bylos dokumentus perdavimo aktu yra perdavusi Centrui. Pastebėtina, kad tokiu atveju dokumentacijos plano 6 skiltyje (nurodomas už bylos sudarymą atsakingo struktūrinio padalinio pavadinimas ar kodas) reikėtų nurodyti, jog už asmens bylų ir kitų bylų personalo klausimais sudarymą atsakingas Centras.

Ne. Nuo 2017 m. sausio 1 d. įsigalioja Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo Nr. I-1115 4 ir 16 straipsnių pakeitimo įstatymas, kurio 2 straipsnyje (kuriuo keičiama galiojančio įstatymo 16 straipsnio 2 dalis) nustatyta, kad ministerijos savivaldybėms (savivaldybių archyvams) galės perduoti tik likviduojamų valstybės institucijų, įstaigų ar įmonių, kurių steigėja yra ministerija, veiklos dokumentus, kurių saugojimo terminas, nustatytas norminiuose teisės aktuose, nėra pasibaigęs.

Atsižvelgiant į pirmiau nurodytą, Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos nuomone, šis įstatymas sietinas tik su naujai likviduojamų institucijų ir įstaigų veiklos dokumentais, o ne tomis institucijomis ar įstaigomis, kurių likvidavimo procedūros yra baigtos iki minimo įstatymo įsigaliojimo.

Ši konsultacija negali būti laikoma Lietuvos vyriausiojo archyvaro sprendimu konkrečioje situacijoje.

Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo Nr. I-1115 4 ir 16 straipsnių pakeitimo įstatymas

Šiuo metu galiojančių Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių 18 punkto antrojoje pastraipoje nustatyta, kad kvalifikuotų elektroninių parašų ar kvalifikuotų elektroninių spaudų galiojimo įrodymams išsaugoti gali būti naudojamos tik kvalifikuotos elektroninės laiko žymos. Toks reikalavimas galioja nuo 2017-01-01. Svarbu tai, kad tik tokioms (kvalifikuotoms) elektroninėms laiko žymoms taikoma prezumpcija dėl datos ir laiko, kurie joje nurodomi, tikslumo be jokių papildomų susitarimų.Kvalifikuotos elektroninės laiko žymos sąvoka apibrėžta eIDAS reglamento 3 str. 34 punkte (pilnas reglamento pavadinimas toks - 2014 m. liepos 23 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (ES) Nr. 910/2014 dėl elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo užtikrinimo paslaugų vidaus rinkoje, kuriuo panaikinama Direktyva 1999/93/EB, prieiga internetu http://eur-lex.europa.eu/legal-content/LT/TXT/PDF/?uri=CELEX:32014R0910&from=EN).

Kvalifikuotų elektroninių laiko žymų kūrimo paslaugas galima įsigyti tik iš Kvalifikuotų patikimumo užtikrinimo paslaugų teikėjų, kurie turi teisę tokią paslaugą teikti ir dažniausiai dėl tokių paslaugų yra sudaromi atskiri susitarimai tarp paslaugų teikėjo ir asmens (tai gali būti tiek fizinis, tiek ir juridinis asmuo), kuris naudos elektroninių laiko žymų kūrimo paslaugas

Informacija apie kvalifikuotus patikimumo užtikrinimo paslaugų teikėjus bei jų teikiamas kvalifikuotas patikimumo užtikrinimo paslaugas (tame tarpe ir kvalifikuotų elektroninių laiko žymų kūrimo paslaugas) yra skelbiama Patikimuose sąrašuose (angl. Trusted Lists).  Lietuvos Patikimą sąrašą rasite adresu: http://www.rrt.lt/lt/vartotojui/elektroninis-parasas_358/tsl-1.html, tačiau šis sąrašas yra skirtas mašininiam apdorojimui ir daugiau naudingas sistemų kūrėjams.

Vartotojai tikslią informaciją apie ES šalyse įsisteigusius Kvalifikuotus patikimumo užtikrinimo paslaugų teikėjus (taip pat ir turinčius teisę teikti kvalifikuotų elektroninių laiko žymų kūrimo paslaugas) gali peržiūrėti šiuo adresu: https://webgate.ec.europa.eu/tl-manager/ (reikėtų pasirinkti - EU Trust Backbone), o bendrą informaciją apie Lietuvos kvalifikuotus patikimumo užtikrinimo paslaugų teikėjus taip pat galima rast ir Ryšių reguliavimo tarnybos interneto svetainėje, adresu: http://www.rrt.lt/lt/vartotojui/elektroninis-parasas_358/paslaugu-teikejai_770.html

Juridinio asmens atstovui kvalifikuotu sertifikatu patvirtintu elektroniniu parašu pasirašius elektroninius dokumentus, laikytina, kad tokie dokumentai yra patvirtinti ir juridinio asmens antspaudu, kai pareiga turėti antspaudą nustatyta asmens steigimo dokumentuose arba įstatymuose. Šis atsakymas parengtas remiantis Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos 2014-04-17 raštu Nr. (1.18) 7R-2733 ir Lietuvos Respublikos ryšių reguliavimo tarnybos 2014-04-10 raštu Nr. (50.2) 1B-1463 pateikta nuomone.

Atsižvelgiant į ADOC specifikacijos 67 punkto nuostatas, algoritmai elektroniniams parašams formuoti pateikiami Specifikacijos 14 priede. Šiame priede SHA-512 duomenų santraukos algoritmas nėra nurodytas, taigi šis algoritmas negali būti naudojamas pasirašant ADOC specifikaciją atitinkančius elektroninius dokumentus. Tačiau šis reikalavimas netaikomas į elektroninio parašo sudėtį įtraukiamiems kitų asmenų suformuotiems elementams, tokiems kaip elektroninės laiko žymos, sertifikatai ir kt.

Tam, kad vienos sutarties šalies ranka pasirašytą dokumentą kitos sutarties šalies atstovas galėtų pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu, dokumentas turi būti suskaitmenintas, t. y., turi būti padaryta popierinio dokumento skaitmeninė kopija. Svarbu žinoti, jog skaitmeninė kopija nelaikytina originaliu dokumentu, be to, tokiu atveju, pasirašius suskaitmenintą dokumentą kvalifikuotu elektroniniu parašu, tikrinant šį dokumentą būtų galima įvertinti tik kvalifikuoto elektroninio parašo, kuriuo pasirašė viena sutarties šalis, autentiškumą. Prireikus įrodyti (pvz., teisme), kad sutartį pasirašė ir kita šalis, tik kitu būdu (ranka), tikėtina turėtų būti pateiktas ir dokumento originalas – popierinis dokumentas. Atsižvelgiant į tai, rekomenduojama dokumentą sudaryti ir pasirašyti ta pačia forma – popierine arba elektronine.

Lietuvos Respublikos civilinio kodekso 1.73 straipsnio 2 dalis leidžia šalims keistis atskirais dokumentais. Viena šalis gali rengti ADOC formato elektroninį dokumentą, o kita – PDF formato elektroninį dokumentą (sudarant dvi rinkmenas), tačiau reikia įvertinti tai, kad šiuo atveju abiem šalims teks išsaugoti abu skirtingais formatais parengtus elektroninius dokumentus ir užtikrinti abiejų elektroninių dokumentų elektroninių parašų ilgalaikį galiojimą.

Sudarant vieną elektroninio dokumento rinkmeną (kai į ADOC formato elektroninio dokumento paketą įkeliamas  kitos šalies kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašytas PDF formato elektroninis dokumentas), reikia įvertinti šiuos aspektus:

• tokio skirtingais kvalifikuoto elektroninio parašo formatais pasirašyto elektroninio dokumento rengimas nėra reglamentuotas teisės aktuose, todėl įstaiga pati turės prisiimti riziką dėl šio dokumento valdymo ir saugojimo;
• norint patikrinti skirtingais formatais sudarytą ir pasirašytą elektroninį dokumentą, reikės naudoti dvi skirtingas priemones: viena jų patikrinti ADOC formato elektroninius dokumentus, pasirašytus kvalifikuotu elektroniniu parašu, kita – PDF formato elektroninius dokumentus, pasirašytus kvalifikuotu elektroniniu parašu;
• jei į PDF formato elektroninio dokumento kvalifikuoto elektroninio parašo sudėtį nebus iš anksto (prieš pasirašant šį dokumentą ADOC formatu) įtraukti elektroninio parašo galiojimą patvirtinantys duomenys, bus sudėtinga užtikrinti tokio PDF formato elektroninio dokumento elektroninio parašo ilgalaikį galiojimą.

Atsižvelgiant į tai, dokumentą (sutartį) sutarties šalims rekomenduojama sudaryti ir pasirašyti tuo pačiu sutartu elektroninio dokumento formatu – arba ADOC, arba PDF.

Ranka arba elektroniniu parašu pasirašyto dokumento autentiškumas siejamas ir su parašo bei turinio vientisumo užtikrinimu (tam, kad būtų galima įsitikinti, jog asmuo pasirašė konkretų dokumentą). Planšetėje rodomo dokumento turinį asmuo pasirašo fiziškai, tačiau dokumento turinys sudaromas skaitmeninėje erdvėje. Atsižvelgiant į tai, manytina, jog tokių sprendimų atveju ypač svarbu patikimai užtikrinti dokumento turinio ir parašo duomenų vientisumą ir integralumą, t. y. parašo ir dokumento turinio sąsają.

Vadovaujantis Civilinio Kodekso nuostatomis,  rašytinės formos dokumentui prilyginami šalių pasirašyti dokumentai, perduoti telegrafinio, faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų galiniais įrenginiais, jeigu yra užtikrinta teksto apsauga ir galima identifikuoti parašą. Pagal CK 1.76 straipsnio 2 dalį, jeigu sandoris buvo sudarytas panaudojant telekomunikacijų galinius įrenginius, tai visais atvejais privalo būti pakankamai duomenų sandorio šalims nustatyti. Jeigu tokių duomenų nėra, šalys, kilus ginčui, negali remtis liudytojų parodymais sandorio sudarymo faktui įrodyti.

Galiojančiuose teisės aktuose nėra numatyta, kokiu konkrečiu būdu turi būti pasirašomi sandoriai, jei laikomasi minėtų reikalavimų. Jei tarp šalių kiltų ginčas dėl atitinkamo sandorio pasirašymo fakto ir jis būtų nagrinėjamas teisme, įrodymai būtų vertinami vadovaujantis procesiniuose įstatymuose nustatytomis taisyklėmis. Šiame kontekste svarbu tai, kad pagal Lietuvos Respublikos civilinio proceso kodekso 175¹ straipsnio 7 dalį, elektroninių duomenų įrodomoji galia yra tokia pati kaip ir kitų įrodymų.

Tam, kad skaitmenizuoti parašai planšetėje būtų tinkami ekspertinei pasirašiusiojo asmens identifikacijai, turi būti laikomasi nustatytų reikalavimų įrangai. Pažymėtina, kad ir pasirašančiajam turi būti sudarytos kuo artimesnės įprastiniam rašymui sąlygos, naudojamas specialus tam tikslui pritaikytas rašymo įrankis.

Svarbu vertinti, ar skaitmenizuotam parašui naudojama įranga fiksuoja ekspertiniam tyrimui reikalingą biometrinę informaciją – parašo padėtį X ir Y koordinačių sistemoje, pasirašymo trukmę ir greitį, spūdžio duomenis. Įrenginyje užfiksuoto parašo atvaizdo, paprastai išsaugomo *.pdf formatu, rašysenos ekspertiniam tyrimui nepakanka, – būtini ir jau minėti biometriniai duomenys. Nesant šių duomenų, Lietuvos teismo ekspertizės centras tokių parašų nesiima tirti. 

Apibendrinant galima teigti, jog rašytinio parašo planšetės ekrane teisinė galia galėtų būti lygiavertė ranka pasirašytam parašui popieriniame dokumente, jei būtų užtikrinti aukščiau aprašyti pasirašymui planšetės ekrane keliami reikalavimai, tinkami rašysenos ekspertiniam tyrimui atlikti, bei patikima sąsaja tarp parašo ir dokumento turinio.

Atsakymas parengtas vadovaujantis Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos ir Lietuvos teismo ekspertizės centro pateiktais oficialiais išaiškinimais.

Darbo sutartį galima pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu, kadangi jo teisinė galia yra lygiavertė rašytiniam parašui. Elektroninio parašo, neatitinkančio kvalifikuotam elektroniniam parašui keliamų reikalavimų, teisinė galia yra lygiavertė rašytiniam parašui tik tuomet, jeigu tokio elektroninio parašo naudotojai dėl to iš anksto susitaria raštu ir jeigu yra galimybė šį susitarimą išsaugoti patvariojoje laikmenoje, kaip tai numatyta Lietuvos Respublikos elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo užtikrinimo įstatymo 5 straipsnyje. Tačiau vadovaujantis Lietuvos Respublikos darbo kodekso patvirtinimo, įsigaliojimo ir įgyvendinimo įstatymo nuostatomis, darbo sutartis turi būti rengiama dviem egzemplioriais – po vieną egzempliorių kiekvienai sutarties šaliai. Dokumentą rengiant informacinės sistemos priemonėmis ir jį pasirašant elektroniniu parašu, neatitinkančiu kvalifikuotam elektroniniam parašui keliamų reikalavimų, sudaromas vienas dokumentas, o ne du jo egzemplioriai. Taigi tokiu atveju vienai iš šalių galėtų būti perduotas ne autentiškas originalus dokumentas, o elektroninio dokumento nuorašas (kartu su informacija, kaip buvo užtikrintas dokumento vientisumas). Taip pat reikia atkreipti dėmesį į tai, kad darbo sutarčių ir jų priedų (susitarimų dėl papildomų darbo sutarties sąlygų ir kita) saugojimo terminas yra 50 metų po sutarties nutraukimo. Visą elektroninių dokumentų saugojimo įstaigoje laiką privaloma užtikrinti prieigos prie dokumento galimybę abiem darbo sutarties šalims bei dokumento vientisumą, turinio ir metaduomenų perskaitomumą. Todėl sprendžiant, kokiu būdu pasirašyti darbo sutartį, reikėtų įvertinti minėtuosius darbo sutarties pasirašymo, išsaugojimo ir prieinamumo užtikrinimo visą nustatytą laiką aspektus.

Elektroninio parašo teisinę galią nustato 2014 m. liepos 23 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (ES) Nr. 910/2014 dėl elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo užtikrinimo paslaugų vidaus rinkoje, kuriuo panaikinama Direktyva 1999/93/EB. Šio reglamento 25 straipsnyje nustatyta, jog „negalima atsisakyti pripažinti elektroninio parašo teisinės galios ir jo tinkamumo naudoti kaip įrodymo teismo procese tik dėl to, kad parašas yra elektroninis arba kad jis neatitinka kvalifikuoto elektroninio parašo reikalavimų“.

Dokumentų rengimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“ 17 punktas leidžia pasirinkti, kaip bus užtikrinamas dokumento autentiškumas ir vientisumas, ir vienas iš nurodytų būdų yra dokumento pasirašymas elektroniniu parašu.

Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2019 m. gruodžio 10 d. įsakymo Nr. VE-67 „Dėl oficialiųjų elektroninių dokumentų specifikacijų taikymo“ 1.3 papunktyje nustatyta, kad „įstaigų trumpai ar ilgai saugomi rašytiniai elektroninės formos dokumentai gali būti sudaromi ne pagal specifikaciją ADOC-V1.0 ir pasirašomi elektroniniu parašu“. Tokie dokumentai perduodami Dokumentų rengimo taisyklių 49 punkto nustatyta tvarka. Dokumentų rengimo taisyklių 49 punktas numato, kad dokumentai, kurie pasirašomi elektroniniu parašu, neatitinkančiu kvalifikuotam elektroniniam parašui keliamų reikalavimų, kitiems juridiniams asmenims perduodami, jei tą numato kiti teisės aktai arba dėl to iš anksto susitarta raštu. Kai dokumentas pasirašomas kvalifikuotu elektroniniu parašu, šio parašo teisinė galia yra lygiavertė rašytiniam parašui. Elektroninio parašo, neatitinkančio kvalifikuotam elektroniniam parašui keliamų reikalavimų, teisinė galia yra lygiavertė rašytiniam parašui tik tuomet, jeigu tokio elektroninio parašo naudotojai dėl to iš anksto susitaria raštu ir jeigu yra galimybė šį susitarimą išsaugoti patvariojoje laikmenoje, kaip tai numatyta Lietuvos Respublikos elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo užtikrinimo įstatymo 5 straipsnyje.

Taigi darbuotojai gali pasirašyti dokumentus elektroniniais parašais, neatitinkančiais kvalifikuotam elektroniniam parašui keliamų reikalavimų (pvz., dokumentų valdymo sistemos priemonėmis) arba tokį elektroninį dokumentą galima teikti kitai šaliai, jei dėl tokio pasirašymo būdo iš anksto susitariama raštu.

Įmonės likvidavimo atveju yra taikomos Likviduojamų juridinių asmenų dokumentų perdavimo toliau saugoti ir tai patvirtinančių pažymų išdavimo tvarkos aprašo, nuostatos. Aprašo 10 punkte (antroji pastraipa) nustatyta: „Jei perduodami dokumentai, nurodyti šio Aprašo 14 punkte, kartu su prašymu pateikiamas perduodamų laikmenų sąrašas, kuriame nurodoma perduodamų dokumentų bendra apimtis (MB, GB ar kita) ir formatas (-ai)“. Aprašo 14 punkte nustatyta, kad „Vaizdo ir (ar) garso dokumentai ar elektroniniai dokumentai, sudaryti pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro suderintas ar jo patvirtintas elektroninio dokumento specifikacijas, ar kiti skaitmeninės kilmės ar suskaitmeninti dokumentai toliau saugoti gali būti perduodami įrašyti į išorines duomenų laikmenas arba naudojantis informacinių technologijų priemonėmis. Išorinės duomenų laikmenos perduodamos apsauginiuose dėkluose (aplankuose ar dėžutėse), ant kurių turi būti nurodyti perduodamų dokumentų apskaitos duomenys. Dokumentų perdavimui naudojamos informacinių technologijų priemonės pasirenkamos savivaldybės administracijos ir likvidatoriaus sutarimu“. Atitinkamai svarbios ir nurodytojo aprašo 15 punkto nuostatos: „Prieš perduodamas laikmenas, kuriose yra šio Aprašo 14 punkte nurodyti dokumentai, likvidatorius turi išsiaiškinti, ar dokumentus priimanti įstaiga turi laikmenai nuskaityti tinkamą įrangą ir priemones, kuriomis galima patikrinti perduodamus laikmenose dokumentus. Jei toliau saugoti perduodamų laikmenose dokumentų nebuvo galima patikrinti dėl to, kad dokumentus priimanti įstaiga neturėjo reikiamos įrangos ar priemonių, tai pažymima dokumentų perdavimo akte“.

Pagal Nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisykles, dokumentai turi būti susisteminti į bylas. Likvidatorius savivaldybės administracijai turi pateikti apskaitos dokumentus, numatytus nurodytų taisyklių 23 punkte. Bylos (taip pat ir elektroninių dokumentų bylos) tikrinamos pagal likvidatoriaus pateiktus užbaigtų bylų apskaitos dokumentus. Jei savivaldybės administracija turi įrangą, kuria gali atverti perduodamą išorinę duomenų laikmeną, patikrinama, koks el. formos bylų kiekis yra įrašytas į laikmeną (pagal pateiktus apskaitos dokumentus), kokių formatų dokumentai yra įrašyti (pagal rinkmenų formatus, plėtinius).

Jei perduoti dokumentai (bylos) buvo įrašyti į išorines duomenų laikmenas, dokumentai šiose išorinėse duomenų laikmenose ir saugomi arba jie gali būti perkelti į kitas laikmenas ar skaitmenines saugyklas, kaip numatyta Dokumentų saugojimo taisyklėse. Jei archyvas skaitmeninės saugyklos neturi, taikytinos Dokumentų saugojimo taisyklių 41-48 punkto nuostatos.  Jei dokumentai buvo perduoti informacinių technologijų priemonėmis (pvz., pasidalijant rinkmenomis), perimti dokumentai išsaugomi savivaldybės administracijos išorinėse duomenų laikmenose ar skaitmeninėje saugykloje.

Asmenų prašymų ir skundų nagrinėjimo viešojo administravimo subjektuose taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. rugpjūčio 22 d.  Nr. 875,  24.5 papunktyje nustatyta, kad tais atvejais, kai teikiant prašymą naudojamos elektroninių ryšių priemonės, turi būti pateikta pasirašyto prašymo skaitmeninė kopija arba prašymas turi būti pasirašytas kvalifikuotu elektroniniu parašu ar suformuotas tokiu būdu, kuris leidžia prašymą ar skundą teikiantį asmenį identifikuoti arba patikrinti prašymo ar skundo autentiškumą.

eIDAS (prieiga internetu: https://digital-strategy.ec.europa.eu/lt/policies/eidas-regulation) 27 straipsnyje ir su šiuo straipsniu susijusiame Komisijos įgyvendinimo sprendime  (ES) 2015/1506 yra numatyta, kokius dokumentus turi priimti įstaigos. Šiame sprendime yra numatytas ir ASiC formatas, atitinkantis ETSI TS 103174 v.2.2.1 „Associated Signature Container (ASiC) Baseline Profile“ standarto reikalavimus.

Taigi įstaigos turėtų priimti kvalifikuotu el. parašu pasirašytas pakuotes .asice formatu, nebent specialiąją veiklos sritį reglamentuojančiuose teisės aktuose būtų nustatytos kitokios procedūros.

Kvalifikuotu el. parašu pasirašytų pačiuočių .asice formatu patikrinimo priemonė prieinama (priemonė leidžia patikrinti, ar galioja/negalioja el. parašas): www.epaslaugos.lt

eIDAS reglamentu (2014 m. liepos 23 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (ES) Nr. 910/2014 dėl elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo užtikrinimo paslaugų vidaus rinkoje, kuriuo panaikinama Direktyva 1999/93/EB), greta elektroninių parašų buvo pristatyta dar viena mažiau žinoma, tačiau darbui su elektroniniais duomenimis labai naudinga priemonė – elektroniniai spaudai.

Pagrindiniai skirtumai tarp elektroninių parašų ir elektroninių spaudų yra šie:

· Naudotojai. Elektroninius parašus gali naudoti tik fiziniai asmenys, o elektroninius spaudus – tik juridiniai asmenys.

· Paskirtis. Elektroniniai parašai prilyginami rašytiniams parašams, skirtumas tik tas, kad jie naudojami elektroninėje erdvėje. Elektroniniai spaudai nėra prilyginami įprastiems rašaliniams spaudams – jie skirti elektroninių duomenų kilmei įrodyti ir vientisumui užtikrinti.

· Naudojimo būdas. Pasirašant elektroniniu parašu kaskart reikalingas pasirašančio asmens patvirtinimas, todėl elektroniniai parašai nėra tinkama priemonė automatizuotiems procesams kurti. Dedant elektroninius spaudus ant elektroninių duomenų, fizinio asmens patvirtinimas nėra būtinas, todėl elektroniniai spaudai yra puiki priemonė automatizuotiems procesams kurti.

Teisinė galia. Elektroniniai spaudai, kaip ir elektroniniai parašai, gali būti tiek kvalifikuoti, tiek ir nekvalifikuoti. Kvalifikuotiems elektroniniams spaudams taikoma prezumpcija dėl duomenų, su kuriais jie susieti, vientisumo ir tų duomenų kilmės tinkamumo. Nekvalifikuotų elektroninių spaudų teisinę galią apibrėžia kiekviena valstybė atskirai, o Lietuvoje jiems taikomas analogiškas modelis, kaip ir nekvalifikuotiems elektroniniams parašams – jie galioja, jeigu naudotojai dėl to iš anksto susitaria raštu ir šį susitarimą išsaugo patvariojoje laikmenoje.

Tais atvejais, kai įprastą rašalinį įmonės antspaudą elektroninėje erdvėje norima pakeisti elektroniniu spaudu, jokių papildomų priemonių nereikia – pakanka įmonės atstovui kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašyti dokumentą ir bus laikoma, kad šis dokumentas yra patvirtintas ir juridinio asmens antspaudu, kai pareiga turėti antspaudą nustatyta asmens steigimo dokumentuose arba įstatymuose (Elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo užtikrinimo paslaugų įstatymo 5 straipsnio 4 dalis).

ADOC specifikacijos 63 punktas numato, jog ADOC specifikaciją atitinkantys elektroniniai dokumentai pasirašomi LST ETSI TS 101 903 V1.4.1:2009 „Patobulintieji XML elektroniniai parašai (XAdES) standarte aprašytais elektroniniais parašais. Tai reiškia, kad elektroninį parašą sudaro viskas, kas yra „Signature“ elemente, tad visoms šiame elemente esančioms dalims formuoti galima naudoti tik tuos algoritmus, kurie nurodyti ADOC specifikacijos 14 priede. Taigi SHA-1 algoritmas nuo 2019 m. liepos 1 d. nenaudotinas.Tačiau šis reikalavimas netaikomas į elektroninio parašo sudėtį įtraukiamiems kitų asmenų suformuotiems elementams, tokiems kaip elektroninės laiko žymos, sertifikatai ir kt.

ADOC Specifikacijos 14 priedo redakcijoje, kuria buvo vadovaujamasi iki 2019 m. birželio 30 d., SHA-1 duomenų santraukos algoritmas yra nurodytas, o šio priedo redakcijoje, įsigaliojusioje nuo 2019 m. liepos 1 d., SHA-1 duomenų santraukos algoritmo neliko. Tikrinant ADOC specifikaciją atitinkančių elektroninių dokumentų elektroninius parašus, reikėtų vadovautis ta ADOC specifikacijos 14 priedo redakcija, kuri galiojo konkretaus elektroninio parašo sukūrimo (pasirašymo) metu.

Taigi tikrinant iki 2019 m. birželio 30 d. sukurtus elektroninius parašus reikėtų vadovautis tuo metu (t. y. iki 2019 m. birželio 30 d.) galiojusia ADOC specifikacijos 14 priedo redakcija, kurioje SHA-1 algoritmai buvo leidžiami.

Elektroninio parašo sukūrimo laikas nustatomas vadovaujantis tokiu pačiu principu, kaip ir sprendžiant dėl laiko, naudojamo tikrinant, ar elektroninio parašo sertifikatas galiojo pasirašymo metu (tai gali būti elektroninėje laiko žymoje nurodytas laikas, pasirašymo datos „signingTime“ metaduomenyse nurodytas laikas arba faktinis elektroninio parašo galiojimo tikrinimo laikas).

Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos elektroninių dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2012 m. birželio 22 d. Nr. V-63, 15.3 punkte nustatyta, jog prieš perduodant elektroninius dokumentus, būtina patikrinti, ar perduodami elektroniniai dokumentai (visas turinys, visi pasirašomieji metaduomenys), kitų paskirčių elektroniniai parašai (pvz., vizavimo paskirties elektroninis parašas, kurį teisės aktų nustatyta tvarka būtina išsaugoti kartu su dokumentu visą jo saugojimo laiką, ar kita) pasirašyti ne žemesnio kaip XAdES-X-L formato elektroniniu parašu, atitinkančiu specifikacijoje nustatytus reikalavimus, o į kvalifikuotus elektroninius parašus įrašytos laiko žymos atitinka teisės aktuose nustatytus reikalavimus. Darytina išvada, kad valstybės archyvams toliau saugoti perduodamame elektroniniame dokumente esančių kvalifikuotų elektroninių parašų, kuriuos teisės aktų nustatyta tvarka būtina išsaugoti kartu su dokumentu visą jo saugojimo laiką (nepriklausomai nuo elektroninio parašo paskirties), formatas turi būti ne žemesnis kaip XAdES-X-L. Jei prievolės elektroninį parašą išsaugoti kartu su dokumentu visą jo saugojimo laiką nėra, perduodant elektroninius dokumentus valstybės archyvams XAdES-X-L formatas nebūtinas (išskyrus pasirašymo, tvirtinimo ar išorinio derinimo paskirties elektroninius parašus). Taigi jei įstaiga pagal jos veiklą reglamentuojančius teisės aktus neprivalo ir nenumato išsaugoti vizavimo ar registravimo paskirčių elektroninių parašų, pastarųjų papildyti iki XAdES-X-L nėra būtina.

Asmens kodo naudojimo tvarką nustato Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo 7 straipsnis. Vadovaujantis minėto straipsnio 3 dalies 3 punktu, be duomenų subjekto sutikimo asmens kodą galima naudoti valstybės, žinybiniuose registruose, jeigu jie yra įteisinti Valstybės registrų įstatymo nustatyta tvarka, ir informacinėse sistemose, jeigu jos yra įteisintos teisės aktų nustatyta tvarka.

Atkreipiame dėmesį, jog Elektroninio archyvo informacinė sistema (toliau – EAIS) yra įteisinta teisės aktų nustatyta tvarka. EAIS steigimo teisinį pagrindą sudaro Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2008-2012 metų programos įgyvendinimo priemonių, patvirtintų Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2009 m. vasario 25 d. nutarimu Nr. 189, 3 lentelės 59 punktas – sukurti elektroninį archyvą.

Valstybės informacinių sistemų steigimo ir įteisinimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2004 m. balandžio 19 d. nutarimu Nr. 451, valstybės informacinė sistema apibrėžiama kaip valstybės institucijai teisės aktų nustatytoms funkcijoms, išskyrus vidaus administravimą, atlikti reikiamos informacijos apdorojimo procesus (duomenų ir dokumentų tvarkymo, skaičiavimo, bendravimo nuotoliniu būdu ir t. t.) vykdanti sistema, kuri veikia informacinių technologijų pagrindu. EAIS naudojama atlikti Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme Lietuvos vyriausiajam archyvarui ir valstybės archyvams nustatytoms funkcijoms.

EAIS įsteigimas grindžiamas Elektroninio archyvo informacinės sistemos nuostatais, suderintais su Valstybine duomenų apsaugos inspekcija bei patvirtintais Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės direktoriaus 2010 m. liepos 30 d. įsakymu Nr. V-41, kuriuose reglamentuojama organizacinė, informacinė ir funkcinė struktūra, EAIS valdytojas ir tvarkytojai, nustatomos jų teisės ir pareigos, EAIS duomenų teikėjai ir gavėjai, kaupiamų duomenų šaltiniai, EAIS duomenų tvarkymas ir jų sauga.

Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba, kaip EAIS valdytojas, yra įregistruota Asmens duomenų valdytojų valstybės registre.

Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos ir valstybės archyvų darbuotojai, tvarkantys asmens duomenis EAIS, privalo laikytis Asmens duomenų tvarkymo elektroninio archyvo informacinėje sistemoje etikos kodekso, patvirtinto Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2012 m. gegužės 7 d. įsakymu Nr. V-55, nuostatų. Asmens duomenys EAIS tvarkomi tapatybės nustatymo bei elektroninių paslaugų teikimo ir apskaitos tikslais. Asmens tapatybei nustatyti EAIS tvarkomi šie asmens duomenys: už įstaigų dokumentų valdymo priežiūrą, dokumentų priėmimą, saugojimą ir teikimą atsakingų valstybinės archyvų sistemos įstaigų darbuotojų – asmens kodas, vardas, pavardė; dokumentus perduodančių įstaigų įgaliotų darbuotojų – asmens kodas, vardas, pavardė

Su Elektroninio archyvo informacinėje sistemoje saugomais oficialiaisiais el. dokumentais ADOC formatu susipažinti gali tik prisijungę vartotojai. Prisijungimui Jūs būsite nukreipti į Elektroninės valdžios vartus, kuriuose identifikuosite save ir būsite prijungti prie Elektroninio archyvo informacinės sistemos.

Pagal Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos elektroninių dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisykles, patvirtintas Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2012 m. birželio 22 d. įsakymu Nr. V-63, ilgai ir nuolat saugomi veiklos elektroniniai dokumentai (toliau – elektroniniai dokumentai) perduodami toliau saugoti į valstybės archyvus tik perdavimo paketais (perdavimo paketas - vienu metu perduodamų elektroninių dokumentų ir su jais susijusios informacijos visuma).

Elektroniniai dokumentai perdavimo paketais (vienas perdavimas – vienas paketas) perduodami šiais būdais:

1. per tinklines paslaugas (įstaiga turi galimybę pateikti elektroninius dokumentus tiesiai iš savo eDVS, jei ši yra integruota su EAIS);

2. per viešojo portalo naudotojo sąsają (įkeliamas suformuotas perdavimo paketas);

3. fizinėmis laikmenomis (pvz. CD/DVD, kuriose įrašytas suformuotas perdavimo paketas).

Fizinėmis laikmenomis pristatytą informaciją į sistemą įkels archyvo darbuotojas, naudodamasis vidinio portalo naudotojo sąsaja su integruotu viešojo portalo el. dokumentų perdavimo komponentu.  Kiekvieną perdavimo paketą sudaro el. dokumentai bei juos aprašantys metaduomenys.

Kompiuterio paruošimas pasirašyti

1. Paruoškite kompiuterį dirbti su elektroninio parašo priemonėmis. Informaciją, kaip tai padaryti, rasite Elektroninio parašo nuotolinio mokymo sistemos skiltyje „Pasiruošti kompiuterį“. Mokymo sistema pasiekiama adresu www.elektroninisparasas.lt

2. Į kompiuterį įdiekite Adobe Reader XI programinę įrangą. Ją nemokamai galite atsisiųsti iš www.adobe.com interneto svetainės.

3. Jeigu kompiuteryje jau turite įdiegtą Adobe Reader XI programinę įrangą (v11.0.07 arba naujesnę), patikrinkite, ar nėra šios programinės įrangos atnaujinimų. Tai galite padaryti Adobe Reader XI programinėje įrangoje pasirinkę meniu punktą „Help“ ir „Check for Updates“

4.Adobe Reader XI programinės įrangos meniu pasirinkite „Edit“ ir „Preferences“, o atsidariusioje lentelėje pasirinkite „Signatures“ skiltį. Tuomet paspauskite „More“ prie „Creation & Appearance“ dalies.

 5. Atsidariusioje lentelėje pažymėkite „Show reasons“, nuimkite pažymėjimą nuo „Include signature‘s revocation status“, o „Default Signing Format“ išsiskleidusiame sąraše pasirinkite „CAdES-Equivalent“. Atlikę šiuos veiksmus paspauskite mygtuką „OK“.

6. Spauskite „More“ prie „Verification“ dalies ir atsidariusioje lentelėje pažymėkite „Secure time (timestamp) embeded in the signature“, „Validating Signatures“ ir panaikinkite žymėjimą nuo „Use expired timestamps“

Elektroninio dokumento pasirašymas

1. Atverkite PDF formato elektroninį dokumentą su Adobe Reader XI programine įranga. Atkreiptinas dėmesys į tai, kad elektroninio dokumento turinys turi būti išsaugotas PDF/A-2 formatu (tinkami yra visi šie suderinamumo lygiai: PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-2u). Skirtingai nuo įprastų PDF formato elektroninių dokumentų, šio formato dokumentai yra pritaikyti saugoti ilgai. PDF/A-2 formato rinkmenas galite suformuoti naudodami Adobe Acrobat XI arba nemokamas programines priemones, tokias kaip Solid PDF Creator .

2. Pasitikrinkite, ar elektroninio dokumento turinys tikrai išsaugotas PDF/A-2 formatu. Tai galite atlikti kairėje lango pusėje (angl. „Navigation Pane“) paspaudę dokumento paveikslėlį (šis pasirinkimas yra aktyvus tik tuo atveju, jeigu dokumentas atitinka kurį nors iš PDF/A formatų). Jį paspaudus atsidarys langas, kuriame pateikiama informacija apie elektroninio dokumento turinio atitiktį standartams.

3. Pasirinkite „Fill & Sign“ meniu punktą.

4. Įdėkite lustinę kortelę (pvz., Asmens tapatybės kortelę) į skaitytuvą arba prijunkite prie kompiuterio jūsų USB kriptografinį raktą su elektroninio parašo formavimo duomenimis.

5. Dešiniajame lange pasirinkite „Work with Certificates“ ir „Sign with Certificate“.

6. Atsidariusioje lentelėje paspauskite „Drag New Rectangle ...“ ir pelės žymekliu pažymėkite vietą dokumente, kur turėtų būti išsaugota informacija apie jūsų elektroninį parašą (ši informacija neturėtų uždengti dokumento turinio).

7. Atsidariusiame lange, esančiame „Sign As“ išsiskleidžiančiame sąraše, pasirinkite sertifikatą, kuriuo norėsite patvirtinti elektroninį parašą, nurodykite parašo paskirtį „signature“ (rekomenduotina naudoti šia arba vieną iš PDF-LT-V1.0 specifikacijoje nurodytų pasirašymo paskirčių: pasirašymo – „signature“; tvirtinimo – „confirmation“; suderinimo – „conciliation“; vizavimo – „visa“; sudaryto dokumento registravimo – „registration“; gauto dokumento registravimo – „registration-of-incoming-documents“; supažindinimo – „acknowledgement“; rezoliucijos įrašymo – „resolution“ ; žymos apie užduoties įvykdymą – „end-of-execution“; archyvinio patvirtinimo – „notarisation“; kopijos tikrumo patvirtinimo – „copy-certification“; autentiškumo (vientisumo) patvirtinimo – „authenticity“. ) ir spustelėkite „Sign“.

8. Atlikus anksčiau aprašytus veiksmus, jūsų bus paprašyta nurodyti, kur išsaugoti pasirašytą elektroninį dokumentą, bei įvesti laikmenos, kurioje saugomi elektroninio parašo formavimo duomenys, PIN kodą (jis turėjo būti suteiktas kartu su elektroninio parašo įranga – lustine kortele arba USB kriptografiniu raktu).

9. Įvedus PIN kodą ir paspaudus „OK“, elektroninis dokumentas bus pasirašytas.

Laiko žymų naudojimas ir nustatymai

1. Kad būtų galima automatinėmis priemonėmis patikrinti PDF elektroninį parašą baigus galioti pasirašančiojo asmens sertifikatui, į elektroninį dokumentą turi būti įtrauktos laiko žymos. Tam jūs turite nurodyti pasirinkto Laiko žymos formavimo paslaugų teikėjo pateiktą paslaugos adresą ir vartotojo vardą su slaptažodžiu (jei tokio reikalaujama). Tai atlikti galite Adobe Reader XI programinės įrangos meniu pasirinkę „Edit“ ir „Preferences“ (kaip ir skilties „Kompiuterio paruošimas pasirašyti“ 4 punkte), o atsivėrusioje lentelėje pasirinkę „More“ prie „Document Timestamping“ dalies. Pasirinkę „Time Stamp Servers“ ir „New“, įveskite prašomą informaciją.

2. Tame pačiame lange taip pat nurodykite, kad šio laiko žymos formavimo paslaugų teikėjo paslaugos būtų naudojamos pagal nutylėjimą. Tai atlikite pažymėdami paslaugų teikėjo eilutę ir paspaudę mygtuką „Set Default“.

3. Pateiktoje lentelėje spustelėkite mygtuką „OK“, taip patvirtindami savo pasirinkimą.

Laiko žymų įtraukimas

1. Atverkite elektroniniu parašu pasirašytą PDF formato elektroninį dokumentą su Adobe Reader XI programine įranga.

2. Atsivėrusiame lange pasirinkite „Fill & Sign“ meniu punktą, tuomet pasirinkite „Work with Certificates“ ir „Time Stamp Document“. Paspaudus šį mygtuką, jums reikės nurodyti, kur išsaugoti elektroninį dokumentą su įtraukta laiko žyma.

3. Jei pasirodys pranešimas, informuojantis, kad į dokumentą bus įtraukta papildoma informacija, reikalinga elektroninių parašų ilgalaikiam galiojimui užtikrinti, pasirinkite „OK“.

4. Jei pasirodys pranešimas, informuojantis, kad programinė įranga bando jungtis prie nurodyto adreso, patikrinkite, ar tai yra jūsų laiko žymos formavimo paslaugų teikėjo pateiktas paslaugos adresas. Jei taip – spustelėkite „Allow“. Po šio veiksmo jūsų gali paprašyti įvesti arba patvirtinti laiko žymos formavimo paslaugos naudotojo vardą ir slaptažodį (jei tokio reikalaujama).

Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacija ADOC-V1.0, patvirtinta Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2009 m. rugsėjo 7 d. įsakymu Nr. V-60 (toliau – ADOC-V1 specifikacija), nenustato apribojimų šią specifikaciją atitinkančių elektroninių dokumentų pridedamų dokumentų grandinės ilgiui, išskyrus bendrus apribojimus, nustatytus specifikacijos 12.1 ir 12.2 papunkčiuose (kad elektroninio dokumento pakuotės rinkmenos dydis ir elektroninio dokumento turinį sudarančių rinkmenų dydis neturi viršyti 4 GB).

Jeigu praktikoje kuriant informacinę sistemą dėl kokių nors priežasčių kyla poreikis nustatyti tokius apribojimus (pvz., dėl poreikio spausdinti elektroninio dokumento nuorašus ar išrašus), tuomet siūlytume įvertinti, kokio maksimalaus pridedamų dokumentų ilgio grandinė gali pasitaikyti sistemos taikymo kontekste, ir atsižvelgiant į tai nustatyti pradinį apribojimą (pvz., 5 lygiai) bei numatyti galimybę jį padidinti sistemos nustatymuose, kad atsiradus ADOC formato dokumentų su didesnio ilgio pridedamų dokumentų grandine, galima būtų sistemą jiems pritaikyti be programavimo darbų.

Taip pat atkreiptinas dėmesys į tai, kad ADOC-V1 specifikacijos 49 punkto reikalavimas „maksimalus hierarchinės katalogų struktūros lygmenų skaičius turi būti ne didesnis nei 3“ yra taikomas vieno ADOC formato elektroninio dokumento kontekste, o pridedamas ADOC formato elektroninis dokumentas yra ne katalogas, o atskira rinkmena (elektroninis dokumentas). Taigi, atsižvelgiant į tai, ADOC-V1 specifikacijos 49 punkto reikalavimai nėra susiję su pridedamų dokumentų grandinės ilgio apribojimais.

Fiziniai ar juridiniai asmenys, siekiantys įgyti licenciją teikti dokumentų saugojimo paslaugą, Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybai visų pirma turi pateikti pranešimą apie ketinimą teikti dokumentų saugojimo paslaugą.

Jei licenciją siekia įgyti fizinis asmuo, pranešime apie ketinimą teikti dokumentų saugojimo paslaugą nurodomas fizinio asmens vardas, pavardė, asmens kodas (arba gimimo data ir gimimo vieta, jeigu asmens kodas nesuteiktas), gyvenamosios vietos adresas ir kontaktiniai duomenys (telefono ir fakso numeriai ar elektroninio pašto adresas). Taip pat būtina pateikti dokumentus ar jų kopijas, patvirtinančius darbo patirties trukmę ir funkcijas dokumentų saugojimo paslaugos teikimo ir (ar) dokumentų valdymo srityje (darbo sutartis ir (ar) įsakymus, pareigybių aprašymus ar kitus darbo teisinius santykius patvirtinančius dokumentus).

Be šių dokumentų, privaloma pateikti asmens tapatybę patvirtinančio dokumento kopiją ir dokumentų, kurių pagrindu pareiškėjas naudojasi patalpomis, kuriose įrengtos dokumentų saugyklos, ir šių patalpų planų bei saugyklų techninės įrangos, jeigu tokia naudojama, kopijas. Kai numatoma teikti elektroninių dokumentų saugojimo paslaugą, pateikiami saugojimo procedūrų bei priemonių aprašymai.

Pranešime nurodoma, kokiu būdu (per atstumą, elektroninėmis priemonėmis per Paslaugų įstatyme nurodytą kontaktinį centrą arba tiesiogiai) pareiškėjas norėtų gauti pranešimus, susijusius su licencijos išdavimu.

Jei licenciją siekia įgyti juridinis asmuo, pranešime apie ketinimą teikti dokumentų saugojimo paslaugas nurodomas juridinio asmens pavadinimas, teisinė forma, juridinio asmens kodas, buveinė, telefono ir fakso numeriai, elektroninio pašto adresas; juridinio asmens vadovo vardas, pavardė, asmens kodas arba gimimo data ir gimimo vieta (jeigu asmens kodas nesuteiktas) ir juridinio asmens darbuotojo, atsakingo už licencijuojamą paslaugą, vardas ir pavardė. Pranešime nurodoma, kokiu būdu (per atstumą, elektroninėmis priemonėmis per Paslaugų įstatyme nurodytą kontaktinį centrą arba tiesiogiai) pareiškėjas norėtų gauti pranešimus, susijusius su licencijos išdavimu. Taip pat būtina pateikti juridinio asmens vadovo asmens tapatybę patvirtinančio dokumento kopiją ir dokumentų, kurių pagrindu pareiškėjas naudojasi patalpomis, kuriose įrengtos dokumentų saugyklos, ir šių patalpų planų bei saugyklų techninės įrangos, jeigu tokia naudojama, kopijas. Kai numatoma teikti elektroninių dokumentų saugojimo paslaugą, pateikiami saugojimo procedūrų bei priemonių aprašymai.

Dokumentus galima pateikti per atstumą, elektroninėmis priemonėmis per Paslaugų įstatyme nurodytą kontaktinį centrą arba tiesiogiai kreipiantis į Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybą.

Popierinė licencija neišduodama – dokumentų saugojimo licencijos turėjimą rodo įrašas Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos interneto svetainėje www.archyvai.lt skelbiamame Dokumentų saugojimo licencijų turėtojų sąraše. Už licencijos išdavimą mokama valstybės rinkliava – 108 eurai. Asmens pageidavimu Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba gali išduoti pažymą, patvirtinančią, kad jam išduota licencija teikti dokumentų saugojimo paslaugą. Tokį prašymą galima pateikti kartu su pranešimu apie ketinimą teikti dokumentų saugojimo paslaugą.

Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2011 m. vasario 9 d. nutarimas Nr. 162 „Dėl licencijų išdavimo, galiojimo sustabdymo, galiojimo panaikinimo tvarkos aprašo patvirtinimo“ (su visais pakeitimais).

Valstybės rinkliava už licencijos teikti dokumentų saugojimo paslaugas išdavimą – 108 eurai, už licencijos patikslinimą – 16 eurų.

(Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2000 m. gruodžio 15 d. nutarimas Nr. 1458 „Dėl konkrečių valstybės rinkliavos dydžių ir šios rinkliavos mokėjimo ir grąžinimo taisyklių patvirtinimo“)

Dokumentų tvarkymo paslaugos teikėjų registravimo procedūros nustatytos Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo Nr. I-1115 2, 5 ir 18 straipsnių pakeitimo įstatymo 18 straipsnyje.

Lietuvos Respublikos ar kitos valstybės narės pilietis, kitas fizinis asmuo arba juridinis asmuo, Lietuvos Respublikoje pradėję teikti dokumentų tvarkymo paslaugą, ne vėliau kaip per 40 darbo dienų nuo dokumentų tvarkymo paslaugos teikimo pradžios Lietuvos vyriausiajam archyvarui turi pateikti prašymą dėl jo įrašymo į Dokumentų tvarkymo paslaugos teikėjų sąrašą. Fizinis asmuo ar juridinis asmuo, per nustatytą terminą nepateikęs prašymo, pasibaigus šiam terminui negali teikti dokumentų tvarkymo paslaugos.

Prašymas gali būti pateikiamas per atstumą, elektroninėmis priemonėmis per Lietuvos Respublikos paslaugų įstatyme nurodytą kontaktinį centrą arba tiesiogiai kreipiantis į Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybą. Prašyme turi būti nurodytas fizinio asmens vardas, pavardė, gyvenamosios vietos adresas, juridinio asmens pavadinimas, teisinė forma, kodas, buveinės adresas, telefono ir fakso numeriai, elektroninio pašto adresas.

Asmuo ne vėliau kaip per 3 darbo dienas nuo prašymo gavimo dienos įrašomas į Dokumentų tvarkymo paslaugos teikėjų sąrašą ir apie tai paskelbiama Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos interneto svetainėje. Jeigu prašyme nurodyti ne visi privalomi pateikti duomenys, kreipiamasi į asmenį, įrašytą į Dokumentų tvarkymo paslaugos teikėjų sąrašą (toliau – dokumentų tvarkymo paslaugos teikėjas), su prašymu ne vėliau kaip per 10 darbo dienų pateikti trūkstamą informaciją. Jei per nustatytą laiką asmuo tokios informacijos nepateikia, jis per 2 darbo dienas išbraukiamas iš Dokumentų tvarkymo paslaugos teikėjų sąrašo.

Kai gaunama informacija apie dokumentų tvarkymo paslaugos teikėjo mirtį arba likvidavimą, kai dokumentų tvarkymo paslaugos teikėjas praneša apie savo veiklos nutraukimą ar jo prašymu arba kai per nustatytą terminą dokumentų tvarkymo paslaugos teikėjas nepateikia visos privalomos pateikti informacijos, nurodytos šio straipsnio 2 dalyje, Lietuvos vyriausiasis archyvaras ne vėliau kaip per 2 darbo dienas išbraukia jį iš Dokumentų tvarkymo paslaugos teikėjų sąrašo.

LR įstatymas Nr. XII-2240, 2015-12-23

Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo Nr. I-1115 2, 5 ir 18 straipsnių pakeitimo įstatymas

Įsigaliojo 2016-05-01 (Įstatymo 4 straipsnio 5 dalis įsigalioja 2016-01-07. Įstatymo 1 straipsnis įsigalioja 2016-07-01.), Užregistruota TAR 2016-01-06, Identifikacinis kodas 2016-00369